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你应该掌握的十大 时间管理技巧

2. 自我管理 翻译组 1249浏览 0评论

时间管理技巧

你管理时间的能力如何?假如你和很多数人一样,那你的答案很可能是“不太好”。你可能常常感到时间不够用,甚至还会发现自己总是加班到很晚才能在最后期限完成任务。由于太过忙碌也许你会睡眠不足,饮食也毫无规律。这些典型现象都表明你的时间可能没有被有效管理。

本杰明·富兰克林曾说过:时间就是金钱。如同金钱一样,时间也需要妥善管理。如果能有效地管理时间,你不但能在工作、闲暇和休息之间找到适当的平衡,还能高效地完成生活中的最重要的事情;更重要的是,你能够减轻压力并获得快乐。本文列出了十项行之有效的时间管理技巧,能够帮助你更有效地管理时间。

一、设定目标

目标能给你一个愿景,让你集中精力努力朝着目的地前行。目标能使你清楚自己想要去哪里、如何最好地管理时间和资源最终实现目标。设定了目标,你就知道了什么事情值得花时间去做,什么事情会令你分心而应该避免。

首先问问自己希望在六个月内达到什么目标。还可以进一步想想明年、甚至十年后你想要的样子。设定现实可行的个人和职业目标,这是你能更好地管理时间的关键一步。

二、设定优先级

提到有效的时间管理,我们就要强调设定优先级。哪些任务该先处理,这好像很难区分,尤其是当一大堆任务看上去都很紧急的时候。然而,如果你已经设定了清晰的目标,那么设定优先事项就相对容易多了。要弄清楚哪些任务应该先做,先问问自己三个简单的问题:

(一)我为什么要做这项任务或行动?

(二)这项任务如何帮助我达成目标?

(三)我做的这项任务能在多大程度上帮我实现目标?

先做最重要的事情。

三、使用任务清单

任务清单(又称“待做事项清单”)可以提醒你什么时间做什么事情。使用任务清单能够提高做事的条理性和掌控程度。它能把事情分解成小的、可以管理的任务或步骤,让你不会忘记做重要的事。不要试图把每件要做的事情都记在脑子里,大多数情况下,想记住每件事也是不可能的。你可以用任务清单来代替,在笔记或日记本上列出简单的每日、每周或每月的计划就能帮助你。

将需要做的事如开会、约会和截止日期写下来。把列表中的待办事项按重要性由高到低排序或把紧急、重要的事项用星号做上标记。把已完成的任务划去,尽可能频繁地在任务清单中加入新的任务,让自己继续前进。

四、为任务安排时间

“计划可以避免混乱和冲动。”作家安妮·狄勒德(Annie Dillard)说。如果你习惯早起,发现自己在清晨最有创造性、效率最高,可以把高价值的任务安排在早晨创造力(效率)达到高峰的时段。如果你在太阳落山时创造力和能量达到顶端,那就把高优先级的任务安排在这个时段处理。效率较低的时段可以安排一些不那么重要的任务如检查邮件或回电话。

了解自己何时效率高、何时效率低,然后安排合适的任务充分利用效率最高的时间段。记住,你不是找时间来做重要的事情,而是通过计划来为重要的事情安排时间。

五、一次只专注一件事情

当你一边打电话、一边浏览网页,同时还在记笔记,看起来你在最短的时间内完成了更多的事情。对吗?错!美国心理协会发表的一项研究表明,当进行多个任务时,你多花了20%到40%的时间。除了浪费时间、降低效率外,一心多用也降低了你的工作质量。

所以抛弃这种做法吧,否则你将无法掌控自己的工作。每次只专注于完成一项任务。研究人员表示,按照顺序一次完成一项任务才能更好利用时间。从一项任务转到另一项,通常对高效利用时间没有任何帮助。

六、减少干扰

在工作时无论是客户端的电子邮件提醒、朋友的电话还是在线的聊天,这类干扰都会妨碍你有效地利用时间。分心会分散注意力,降低效率,而且常常让你无法按时完成重要的任务。这些同样会带来压力。

找出那些使你从核心任务中分神的事情并且予以停止。关掉电视、断开网络和在线聊天工具;在工作空间入口处放置“请勿打扰”或类似的标志来防止干扰;采取各种办法,尽量减少干扰。这样能确保你充分把握每一天,使工作效率最大化。

七、克服拖延

以《夜之思》闻名的英国诗人爱德华·杨(Edward Young)曾说过拖延症是时间的窃贼。别把你现在该做的事情往后拖延,让拖延症偷走了你的时间。提醒自己做事情最好的时机就是现在。对自己严格一点,打败拖延症,把该完成的事情完成

战胜拖延症的一种有效的方法是告诉自己,你只打算工作几分钟,比如十分钟。一旦你开始工作,你的创意就开始流动。然后就会发现你想继续进行这项任务,而且很有可能一直会把它做完。对抗拖延的技巧仅仅是拿出一点儿时间去开始做那么简单,就是这样。

八、适当休息

除非你是超人,否则没有人能长时间工作之后还能既不累又能保证工作质量。无论在最后期限前连续工作8到10个小时有多么诱人,也要在工作间隙休息一下,这样能让大脑得到休息和恢复。工作时休息并不是浪费时间,而是一种聪明的时间管理方式。只有得到了很好的休息,你的工作质量才会达到顶峰。

工作时尽量挤出时间小憩,理想的情况是每工作一两个小时休息五分钟,并进行一些创造性思考。你可以设闹钟来提醒自己休息,停止工作,坐在桌前冥想一阵,要么去喝杯咖啡或是来一次短距离的散步。别忘了留出充足的时间吃午餐,饿着肚子工作效率不可能很好。

九、学会说“不”

像奥巴马总统、比尔•盖茨和理查德•布莱森这些富有成就的人,都掌握了一项技巧就是拒绝优先级不高的事情的艺术。对优先级不高的事情说“不”能让你专注在真正重要的事情上。你一天只有24小时来做重要的事情,如果不会对不重要的事情说“不”,其他人的优先事项会排在自己的之前,你就会被太多的任务和承诺所淹没。

对那些不符合自己的价值观或无法帮你实现目标的事情友善地说“不”。无论对谁,你都有说“不”的权利。当你比较擅长说“不”时,你就能很好地利用时间,远离仓促的工作、糟糕的业绩和超负荷劳作。

十、委派任务

17世纪作家约翰·邓恩的一句古老的格言“没有人是座孤岛”在今天仍然适用。你不可能一切都靠自己,有时让别人帮忙完成任务也是聪明的举措,尤其是当你被很多事情淹没的时候。把任务安排给合适的人,这样你既节约了时间,又减轻了压力,还能完成更多的事情。

适时放手,把职责授权给合适的人。委托并不是推卸,委派任务时要说明后果,这样能提升责任感,并且确保目标在最后期限前完成。

 


译者:绛香

原文地址:http://www.lifehack.org/articles/productivity/10-proven-time-management-skills-you-should-learn-today.html

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