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亦缓亦急,唯心不动——应对紧急态势的经验和技巧

2. 自我管理 药山 1132浏览 6评论

突发事件处理01

最近因为单位有重要活动,工作上事务头绪很多,经常有紧急任务打乱原本就很繁忙但还算有序的工作,加上天热,办公室小美眉虽然穿的不算少,空凋却不好意思总开的太凉,以至于在不停穿梭应对的时候,有种焦躁的情绪慢慢浮现,感觉渐渐步入失控的边缘。前天,培训中心的杨姐到我办公室来,看着我应对数十通电话和不停进出的人,随口问了我一句:“我怎么感觉你现在变得这么着急?”一句话惊醒梦中人!当天下午,跑她们中心喝了一杯白咖啡,停下来,稳了稳自己的心神,仔细思考一下:如果我忙碌到几乎盲目,连情绪都失去了掌控,那么,怎么可能保持心静止水的境界,又如何能实现视角和掌控呢?《金刚经》上说“应无所住而生其心”,放下才能空了,空了才能明悟,所谓“事缓则圆”,心若急了,就存不住事,更难以成就事。

一、处理流程

《小强升职记》(豆瓣简介)里面有如何处理临时突发事件的流程。小玲子提醒过我,重新翻书过了一遍,感觉具体措施上我一直是按照流程走的:

(一)判断

对遇到上司交给的紧急任务,一般要先进行三次判断。

一是判断是否属于自己的工作范畴,有些可能上司不清楚这个工作由谁接手,这样的应该立刻向上司反馈,交接给具体负责的人。不过有些很紧急的工作,可能领导明知道不是你的范围但因为信任或者其他因素交办给你,这种情况就不要争执了。

二是判断其是否可以2分钟内完成,两分钟内不可以完成的,进入评估阶段,否则就继续进行第三个判断。

三是判断是否属于自己独立完成的任务,有时候领导交代“这个事情很急,唐茜主任改完后,你立刻打印并盖章送给XX地方去!”这样的任务不管多急也只能放到等待清单里去,最多增加一条每十分钟关注一下唐主任进度的提醒,因为不属于自己独立完成的任务。如果是自己可以独立完成的任务,比如发个重要传真,去大老板那里受领新任务等,当然立刻办理比较好。

(二)评估

评估是根据四象限分类法对交办的任务进行标记紧急程度,上司认为很重要的项目,可能重要程度高于目前手头的常规任务,但时限上未必特别紧急,需要在这个环节进行评估,对于紧急程度较高的,进入下个环节优先处理,对于确实很重要但不是十分紧急的,放入收集篮进入代办环节,当然,虽然很少见但也有可能存在上司给的是一件不重要不紧急的临时任务,不过强调的是这件事情对自己和上司都不重要不紧急,这种情况也应该放入收集篮,按照宁缓不急的原则稍等等,或许有可能任务会出现进一步转变。

(三)处理

处理临时性任务本身的程序没有多少新鲜的东西,分解项目,逐步完成即可,但在优先处理的同时,非常重要的一点就是保存当前工作任务。

保存当前工作进度、文档、表格和资料,以免因中断造成丢失

把当前工作任务过程中的想法和规划记录下来,放入下一步行动

如果当前任务是多个时,应该分头进行保存,分别归档至待办事项或下一步行动,以免材料混淆造成临时任务完成后迟迟无法从中断处继续开始工作。

二、经验总结

分析了一下,我在工作流程上一点儿问题也没有,问题出在了调整情绪上面。掌控是GTD的核心之一,临时任务打乱自己正在进行中的、可掌控的任务规划,本质上意味着是一个小小的失控,会让人有挫败感和无力感,如果不首先进行情绪管控的话,这种负面情绪有可能伴随到整个任务进程结束也不主动消失。调整情绪的方法有很多,最有效的就是小强升职记里面教的:心态放松、思想稳定、自我催眠、保持微笑、积极乐观,一切都会好起来!

昨天把这些认识和感触分享给了qq群里的朋友们,今天重翻小强,发现这几天难以心静止水的根本原因就在于我没有把握好应对临时突发事件的原则。

原则一:不要让临时突发事件影响自己的情绪。(主因)

原则二:及时把中断的任务再次放入收集篮(保持有序)

原则三:向周围的人推荐GTD方法(治本)

也许工作中会不时出现让人始料未及的临时突发事件,这是不可控的,可控的是自己的情绪、判断力和强大的内心,从念起即觉,觉已不随的控制自己的情绪,到“宁缓不急,事缓则圆的处事态度,再到“应无所住而生其心”的强大内心,或许一切原本看来临时的,突发的,紧急的,重要的任务,都是“如梦幻泡影,如露亦如电”外物而已吧!

附:小强升职记里的临时突发事件处理流程图

临时突发事件处理02

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  1. 对当前的我来说,最难的就是第二个阶段,评估。实践GTD有段时间了,从最初的兴奋,慢慢冷静下来,现实残酷的告诉我,不是学了GTD就从此可以自由掌控自己的时间和情绪,也许如何分辨轻重缓急是我们实践GTD一生的功课。