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如何让你的工作高效产出

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试想如下场景:两个人——我们暂且称她们为Billy和Betty——在同一家营销公司工作。她们有着完全相同的工作职责与工作量,坐在办公桌前执行着同样的任务。然而,每天下班时,Betty的工作完成情况都要比Billy出色。她总是比Billy打了更多的电话,达成了更多的交易,交付了更好的结果。

这是因为Betty比她的同事聪明吗?并非如此;那是因为Billy每天的时间不够长吗?也不是。毕竟,世上的每个人,不管他们坐拥多少财富,或身处地球的哪个角落,他们每天都仅有相同的24个小时,这是宇宙恒古不变的法则。

Betty每天都很高效因为她知道如何有效利用时间。她使用了切实有效的时间管理技巧,可以快速又轻松地把事情搞定。

你想成为办公室里的Betty吗?可以参照以下的小贴士执行,你会发现你的工作将变更加有质有量。

一.写下你的目标

培养用笔记录目标和任务的习惯。每天早上(或者晚上)写下你的任务,然后利用任务清单指导你整天的工作。

用大块的时间完成较大的任务。在月末你计划完成哪些任务?哪些目标是需要你花费6个月或者1年时间的?想想这些问题的答案,构想一下你该如何完成这些任务,并将计划写在纸上。

将自己的目标写在纸上并放在眼前,便于你能在你需要做的事情上集中精力。任务清单将让你每天的工作变的更有条理。它将有助于你按照计划行动,以免偏离正轨完成不需要做的任务或你计划之外的事情。

二、细化任务

当一项巨大的任务放在你面前时你该怎么办?不要仅仅无助地盯着它发愣。相反的,你要拿出武士刀(当然这里仅仅打了个比方),将它切成一块块容易解决的小任务。

想要不被面前的巨大任务压倒的关键在于,将它分解成较小的、可管理的任务。在一个时段内,只专注完成一个子任务,然后再去做下一个。

设想一下:如果你准备结婚,那么你要在一天之内搞定司仪、筹划人,预定场地、发请帖这些事,是非常不明智的,对吧?(除非你想让自己忙到爆。)所以,你当然要按照事情的轻重缓急将它们依序完成,比如先预定场地,然后再去进行下一项事务。

三、切忌同时进行多个任务

不要陷入多项任务同时开工会提高效率这一误区。这样做只会让你更加混乱和不堪重负,所以要尽量避免同时进行多个任务。

相反的,在一个时间段只做一件事,并坚持到你做完为止。

四、利用自动功能

列出你所要执行的日常任务单,看看哪些是可以用自动功能完成的。譬如,我会用定时发送功能每日更新我的Facebook和Twitter,这样,我就无需再手工操作了。

五、避免杂乱无章

杂乱是高效产出的大敌。办公桌上随意摆放的便利贴、杂志会分散你的注意力(无论在意识层面还是潜意识层面),阻碍你完成手头的工作。

整洁的工作环境有利于工作的高效产出。你会发现整洁和效率是一对双生儿,所以,请随时注意将你周围的杂物整理干净。

六、分批完成任务

这是我从Tim Ferriss所著的《每周工作4小时》中摘录的小贴士,我不得不说,这个方法确实很赞。分批完成任务意味着将类似的任务集中在一起,然后在一个时间段内一块执行。

譬如,当你付账单时,最好是将你所有的发票都收集在一起后,再一次性支付,而非早上付电话费,下午付网费,第二天再去为信用卡还款。

分批处理能够帮助你更快更有效的完成任务,这为你节省了主要的工作时间和精力,免去了在不同任务间来回切换的麻烦。

七、善用必要的软件

事实上,有很多提升效率的工具能够帮助你节省时间,完成更多的任务。你可以在你的手机应用商店中找找有哪些效率工具,看看有哪些能够让你更加高效。

我个人最喜欢的是一款应用是“拯救时间”(RescueTime),这是一款可以监控你的电脑操作的应用,能够帮助你了解你的效率。还有一款应用是“印象笔记”,这款应用可以通过多种设备随时保存和追踪我的任务和笔记。

 

译者:Ella云

原文链接:http://www.lifehack.org/articles/productivity/how-more-productive-anything-and-everything-you.html

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