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今日待办 中发现的问题(上)

2. 自我管理 药山 1652浏览 2评论

今日待办 掌控自己的最好方法

今日代办 是一个人有效掌控自己的最好方法,如果能够构建一个很好的今日代办列表,那么,他的执行力将会大大提高。但是,可惜的是,简单的今日待办却总是那么难做。本文是作者在跟高手聊完今日待办的使用方式,结合Doit.im软件的实际操作写成的感受心得,很好地总结了自己问题也提供了改进的方法。


今日待办

刚刚参加完幸福进化俱乐部群(245505155)行动管理的答疑活动,@易仁永澄老师就针对我的个人行动管理系统进行了单兵操练。这种机会实在是太难得了,毕竟,永澄的one by one教学可是千金难求的,对自己行动事务管理特别是Doit.im应用水平上面的提升,的确收获颇丰!那么,我认真总结永澄讲解的知识,做一份个人行动管理的总结提高作业吧!

一、今日待办日结日清

我的行动管理系统是在阅读《小强升职记》、《搞定!无压工作的艺术》以后,依葫芦画瓢似的构建,期间几经变化,虽远未打通任督二脉,但由于平时事务繁多重度依赖Doit.im,其特点之一就是:主要任务清单放在下一步行动列表中,对于大多数重要不紧急的任务,充分利用情景分类。除非紧急任务或有明确完成时限任务,原则上不将其列入今日待办或日程表中去。这样做的好处是:

1、不因为今日待办的事务过多而导致焦虑。

2、发挥情景模块优势,批量处理同一情景下的任务

3、减少处理任务清单的次数和时间

因此,在Doit.im系统指引下,我的事务管理现在鲜有崩溃的危机。但是,有利就有弊,这种方法也给我带来一些困惑,一定程度上也造成了效率和精力上的负面影响,其中最主要的问题就是下一步行动栏目中的任务过多,导致顾此失彼。永澄告诉我,问题的原因就在于没有充分发挥今日待办列表的力量:

Doit.im事务提醒软件中的今日待办列表,是个非常特殊的任务清单,在组织处理时,不管是收集箱,还是下一步行动或者将来 /也许栏目中的任务,只要点击右侧的星星标志,就自动进入今日待办列表中去,非常方便。作为行政人员,临时性事务很多,每天两次进行处理是必不可少的,这种情况下及时检视各项清单非常重要。

如果想要日结日清,另外今日待办的另一个设置就必须发挥其威力,那就是立即处理按钮,任务最右侧的闪电标志。如果说星标代表着这些事务应该放在今天去完成,那么闪电标志则代表放下手头任何其他事务,立即心无旁骛的去完成。因为拥有最高的优先级,每次闪电标志不要超过三个,彼此之间先后顺序可以拖选。

二、活在当下删繁就简

我每天疲于奔命的时候,有人质疑我是很忙,还是装得很忙,我总是用当前数十个待分解项目回答他们。但永澄告诉我:如果我的当前项目太多,那么必然注意力会受到影响,从而导致顾此失彼,难以掌控。他推荐我看一本《当下的力量》,强调一鸟在手胜过百鸟在林,那么想要活在当下,获得专注的力量,就必须秉承“少即是多”的原则,这种“删繁就简三秋树”的方法,并非不分青红皂白的把大量工作项目放弃掉(如果真这么做了,那么整个人估计也会被上司放弃掉吧 O(∩_ ∩)O~)而是鉴于一个人的精力有限,每天集中处理的时候,把自己当天不需要去做的项目予以暂时冻结,也就是说,所有当日待办中显示的,都只是今天要做的事情,这样可以最大限度的减少信息的干扰,给人清爽明了的项目清单。对于已经冻结的项目,在检视过程中经常关注,必要时及时启封,进入新的今日待办中去。那么大量的待办工作项目,哪些需要暂时冻结,哪些必须立刻处理呢?如果我说这个关键在于自己判断肯定所有人都说我在废话。其实这个问题永澄教给我了个很简单的判断原则——把视野提高一个层次。当你不知道今日该干什么,就看看你的周计划要完成什么,如果你不明白你的项目如何取舍,就得查看一下自己责任范围。所谓“欲穷千里目,更上一层楼”,跳出当前的小圈子,才能更清晰理性的分析自己当前最终的工作是什么。

本文未完,更多请见《今日待办 中发现的问题(下)

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