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优雅过生活——用日程表管好自己的档期

2. 自我管理 李参 1404浏览 3评论

昨天在天津国际生物医药联合研究院做时间管理培训的时候,大家在一起梳理近期的杂事,一位学员提到了一件事情:书记安排给他一项工作,每天早晨上班前,把当天的行程发到他的手机上。

在企业里,我们不是一个人在工作,你的职位越高,你被别人占用的时间就越多。所以很多企业的管理者都有同样感受,时间不是自己的。

如果我也能像书记一样,有自己的办公室主任,那我就轻松了,就像电视里经常演到一些大总裁,他的秘书总是会拿着本子,和他说:“老板,您今天的预约满了,明天上午10点到11点您有时间。” 是不是有点不明觉厉的感觉。

其实,我们不是大老板也没关系,善用好工具,每个人都可以把自己的时间规划的很从容,忙而不乱,优雅过生活。而这其中的高效工具,就是日程表。

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一.什么样的事情需要放入到日程表

不是所有的都适合放入到日程表,只有那些在时间上有具体要求的事情才放入日程表,举个例子:

14:00 部门例会,进行1小时

写月度工作总结

15:00 前提交工作周报

如果你是一个上班族,上面的三件事情可能是你每天都会接触的。上面三件事情都是你上班需要完成的事情,但是三件事情有不同的性质,如果处理的顺序不对,或者安排不合理,本来很轻松的一天,就会被我们搞的很糟糕。

14:00 部门例会就是一个日程,不能迟到,而且从这个安排上来看,你今天14:00-15:00 这段时间就是被占用的,不能用来拜访客户,不能用来写工作总结,工作周报,也不能打电话。这其实就是被别人占用的档期,这种事情,就适合放入日程表。

很显然另外两件事情,是我们的Action,也就是我们今天的待办事项,不会像日程一样,有那样明确的时间限制。

二.日程表的内容不宜过多

如果你的日程表被排的满满的,那就可以用一个词来形容了,你就是“日理万机”,很多人都需要你,你很重要,而这样的行程显然会很辛苦,我们就像赶场一样,所以有的时候,上班如果会议开的很多,约会很多,再加上需要赶火车,赶飞机,那这一天下来就好像打仗一样了。

所以,除了那些有固定时间限制的事情,其他事情都放到你的Todolist里,不要让他进入你的日程表。

仔细想想,什么样的事情可能会进入到日程表呢?会议、培训、约会、面试、拜访、火车、飞机 (欢迎补充)

三.使用日程表管理档期

了解自己的档期:当我们把所有有时间限制的事件放入日程表,也就宣告了那段时间,你要被占用。清晰的知道自己的日程安排,心中有数,也就会从容很多。

我最初实践时间管理的时候,就是日程表帮了大忙。那时候我的工作性质,就是要安排公司的各种培训和会议,同时要参与各种培训和会议,如果是网络会议,我需要提前调试好设备,如果是自己的课程,我要提前准备好相关内容,准备给学员上课,在上课期间,我就不能再安排其他事情。

如果这样的事情太多,没有合理的规划,就会失去掌控。那时候我使用了Google Calendar,每天上班前浏览一下今天的日程,把早晨新接到的新的会议通知放到日程表,感觉一下子从容了很多。

在近期和很多朋友的沟通中,我们很多人都会觉得每天的工作很繁忙,很累,其实有这种情况的发生,多数是因为我们对自己的工作失去控制,总是被别人牵着鼻子走,不停接招,应接不暇。我们没办法对即将发生的事情有充分的估计的时候,就会疲于应付。而当我们建立了这种掌控,事情就没有我们想象的那么复杂了。

你可能不是明星,不是国家领导人,但是每个人的时间都是24小时,时间对每个人都很公平,每个人的个人时间都是神圣不可侵犯,每个人都有自己的档期,了解自己的档期,也了解其他人的档期,自己高效,也提高别人的工作效率。

四.一些安排日程的工具

  • Google Calendar 谷歌日历

这个日历我用的最久,所以即使后来Google很不好用,我也没有放弃他。另外,登录Gmail账户后,无论是苹果手机,还是安卓手机都有很好的支持,你的日程可以方便的同步到自己的手机、笔记本、台式机、平板上,不用重复的输入,就可以随时知道自己的日程安排,很方便。

另外,各类邮箱都有自己的日程,如果你用windows系统(我说的windows系统指的是电脑、手机、平板都是windows),可以用微软账户,这样能保证各个终端上的统一,其他的日历就没办法这样统一了,有些可以通过app实现,但是我建议大家选日程安排工具的时候,选择更通用一点。例如苹果的Icloud可以同步苹果电脑、手机、平板的日程表,但如果要保证数据的同步,就要不换系统,从这个角度讲,Google现在支持的更多。

  • 365日历

365日历在节假日管理和农历日历上做的非常好,很实用,很方便。而且你可以把你的Google日历同步到365日历上,结合节假日和农历,就非常方便了。

节假日管理:通过365日历,可以非常容易的看到全年的节假日,这点做的很方便。照着节假日安排日程,就会考虑到假期因素,不至于把自己的日程排的过于接近假期,给自己中麻烦。例如有一次我把和编辑的约会约到了清明假期的前一天,结果晚上回来的时候,有一次见证了帝都地铁的人山人海,然后在北京南站等了3小时才上车。这就是没考虑到假期因素造成的。

农历生日管理:一些重要的人的生日,可以放到日程中做一个提醒。月初的时候做一下浏览,就知道这个月有那些人过生日。设置以年为单位重复,就再也不用总记着这些日子了。记录的目的就是为了遗忘。对于农历生日,用365日历记录,就最方便了。例如父母习惯过农历生日,虽然能记得他们的生日,但是每年都变,每年都要提前查看计算才知道,在365日历中,把父母的生日按农历年进行重复,以后就再也不用操心这些事情了,绝对不会因为工作忙而忘记替父母过生日,买礼物。

  • 日历提醒

日程的特点就决定了他有一定的时效性,不能迟到,必须按照时间的安排进行,这时候就需要进行必要的提醒,有些事情提前半小时提醒就可以了,有些事情就需要提前一段时间。对于Google Calendar,因为苹果和安卓手机自己带的日历就能够支持,所以在电脑里设置的日程,会在手机上接到提醒。这比当年我没智能手机的时候,用绑定手机的功能强大多了。如果是其他的日历,就要想想办法了,365日历的手机客户端也可以很方便的提醒,前提是要打开提醒功能。

另外,如果涉及团队其他成员共同的日程,给其他成员设计提醒就很必要了。如果你在企业里使用Outllook,强大的会议管理功能会让每个人的日程都相同。共同使用Google Calendar同样可以实现。如果不是,那就要想想其他办法啦。例如我试过用飞信的定时短信,不过还是有一定的限制,所以,在这方面,要发挥自己的想象力啦。

先让自己高效起来,再带动周围的人一起高效起来。

 


本文作者:李参
原文转载自: 优雅过生活——用日程表管好自己的档期

 

 

 

 

 

 

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