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如今你应该学习的10种提高时间管理的技能

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你是如何管理你的时间的?如果你像我们大多数人一样,你的答案可能是“不是很好”。你可能经常都会感觉到一天中时间不太够用。也许你甚至发现你经常不得不赶在一项工作最后期限来临之前加班至很晚。也可能你太忙了以至于忘记了吃饭,甚至很晚才入睡。这些都是你不能有效管理你的时间的基础的信号。

 

本杰明•富兰克林曾经说过时间就是金钱。就像金钱一样,时间必须妥善的管理。如果合理的管理你的时间,你就会发现在你的工作、休闲以及休息时间之间你会找到一种平衡。你可以高效的完成你一生中的重要事情。最重要的一点是,你会减轻压力并且感觉到很幸福。为了帮助你更有效的管理时间,这里是现在你应该学习的10种提高时间管理的技能。

1、设定目标

目标给你一个愿景,重点和工作努力的方向。它们帮你在你想上哪儿去以及如何最好地管理你的时间和资源去往那里上让你有一个清醒的认识。通过制定目标,你能够辨别什么是值得花费时间的以及什么是你可以避免的。

首先问问你自己,你想在接下来的半年时间去哪里。您可以更进一步地看看从现在到未来一年,或者十年,你想去往哪里。设定个人和职业目标是现实以及可实现的。这是确保你更好地管理自己的时间至关重要的一步。

2、优先

当涉及到有效的时间管理时,也不能过分强调优先。它可能很难知道首先应该解决什么任务,尤其是在很多紧急的事情都需要处理的时候。然而,如果你已经设定了清晰的目标,就能相对容易的辨别出优先级的活动。问自己三个基本问题,就知道应该优先采取什么样的任务:

•我为什么要做这个任务或活动吗?

•这个任务是如何帮助我实现我的目标的?

•要做到什么程度,我正在做的这任务才能帮我实现我的目标? 首先做最重要的事情

3、记录任务清单

任务列表(或“待办清单”)是提醒系统,它告诉你什么时候需要做什么事情。记录待办事项清单可以帮助你组织任务以及处理优先事项。它有助于将任务分解,并管理你的任务或步骤,让你永远不会忘记做重要的事情。不要试图将一切需要做的事情记在你的大脑里。在大多数情况下,试图记住一切将无法工作。相反,在记事本或者日记上记录一个待办清单,一个简单的日计划,周计划或月计划就能搞定一切。

写下你需要做的事情,包括会议,约会和期限。从高优先级到低优先级列出你的重要项目,或者在清单上用星号标注紧急或重要的任务。经常划掉已完成的任务,就像经常在任务列表中添加新任务一样,以确保事项向前发展。

4、计划任务

“时间表杜绝混乱和心血来潮”,作者安妮迪拉德说。如果你是一个晨型人,找到你早晨最具创造力和生产力的时间,安排高价值的任务在你创造力和生产力高峰时间段。如果你的创造力和精力在太阳落山时比较旺盛,那么就将高优先级的任务安排在太阳落山时。你可以在你精力比较低落的时间安排不太重要的任务,如检查电子邮件或回电话。

了解你的峰值的节奏和低潮时间,并使用大部分的高峰时期适当安排任务。记住,不要为重要的事情寻找时间,你最好通过计划给重要的事情安排时间。

5、在同一时间专注于一项任务

你试图在打电话、浏览网页和记录简短笔记之间切换,在最短时间内完成更多工作对不对?错了!根据美国心理协会出版的研究 ,当你同时处理多项任务时,你实际上会花20%和40%之间更多的时间。除了花费你的时间,降低效率,多任务处理也可能会降低你的工作质量。

忘记多任务。不要通过同时间处理多任务来完成你的所有的工作。在同一时间只关注完成一项任务。研究人员说,在一个时间按顺序完成每一项任务,才能更好地利用时间。从一个任务切换到另一个通常不会让自己很好地利用时间。

6、尽量减少干扰

当你正在工作时,无论是客户端的e-mail提醒,朋友打来的电话或IM聊天,都会干扰你的工作。分心妨碍了时间的有效使用,它打断了你对工作的专注程度,降低了你的工作效率,通常会阻止你按时完成重要任务,他们也可能会给你带来压力。

确定哪些是干扰你做核心任务,然后阻止它。关掉电视,并关闭你的Internet连接和IM聊天。将“请勿打扰”或类似的标志挂在你的工作空间的入口处,以防止打扰。无论如何,要尽量减少干扰。这将确保你掌控你的时间并最大限度地提高你的工作效率。

7、克服拖延

英国诗人爱德华•杨曾最好的记录了《静夜思》,他曾经说过,拖延是时间的小偷。不要把任务往后推迟,以至于让拖沓偷走你的时间,你应该把重点放在现在。提醒自己,做事情最好的时间通常都是“现在”。克服困难,战胜拖沓,去做需要做的事情。

战胜拖沓的有效战略是,如果一个项目只需花费几分钟时间,那么告诉自己需要10分钟。一旦你启动项目,你的创意源泉将开始流动。然后,你将会发现你想要持续做该项任务并且可能很快就做完了。战胜拖延的技巧就和投入少量时间启动项目一样简单,就是这样。

8、休息

除非你是超人,要不然你不可能长时间不消耗或者失去能量一直工作直至结束。然而,诱人的,我们可能在最后期限到来前一直工作它可8-10小时,工作之间稍作休息。这种方式对你的大脑非常宝贵,你可以用这段时间来休息和充电。工作之前休息并不是浪费时间。这是聪明的时间管理方法。你只有休息好了,才能高效的工作。

工作中间挤出短暂的时间休息,让时间慢下来。在理想的情况下,每1小时或者2个小时休息5分钟,更具创造性的思考。您可以设定一个闹钟,当休息时间到的时候可以提醒你。停下工作,只是坐在办公桌前沉思,或者出去喝杯咖啡,或者短途散步。不要忘了给自己充裕的午餐时间,你最好不要空着肚子工作。

9、说“不”

许多卓越人士,比如像美国总统奥巴马,比尔•盖茨和理查德•布兰森已经掌握了一个技能,即对不是很紧急的事情说“不”。对那些非优先事项说“不”可以让你专注于那些真正重要的事情。准确的说,你一天只有24小时可以做事情,如果你不会对那些不重要的事情说“不”,其他人的优先事项将会排在你自己的重要的事情前面,你会被太多的项目和承诺所淹没。

友好的对那些不能支持你的价值或者对你的目标的实现没有帮助的事情说“不”。你有权对任何人说“不”,当你能更好的说“不”,你可以更好的利用时间把自己从大量的表现不佳的超负荷的工作中解放出来。

10、委派任务

17世纪作家约翰•多恩的一句古老的格言“没有人是一座孤岛”,这句格言在今天仍适用。你不能自己管理一切事情,有时让其他人帮助你一起完成一项工作是比较谨慎的做法,尤其是当你被大量工作围绕的时候。这样可以节省你的时间,减轻压力,将任务分配给合适的人,可以完成更多的事情。

放权并授权给有资格的人去完成一件事情,委派不是倾销,带着结果委派任务,这样问责制的方式可以确保目标和最后期限得到实现。

 

译者:noojudg

原文地址:

http://www.lifehack.org/articles/productivity/10-proven-time-management-skills-you-should-learn-today.html

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