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关于”纸质文档电子化“的思考与实践

2. 自我管理 李参 1320浏览 2评论

堂姐为了支持我成为自由职业者,从北京给我快递了一台佳能打印复印一体机,那家伙好沉,估计快递费就好多银子。一直以来,我都是把他当作打印机来用的,那么大的一个家伙,为了他,我还特意买了一个桌子,有种杀鸡用牛刀的感觉,不过最近发现了他对我的用途,开心的不得了。这个功能就是扫描。

将纸质的资料、文档电子化

第一次接触这个概念,是在《整理的艺术》这本书中,书中提到,买一个扫描仪,这个扫描仪的作用就是把纸质的资料都扔掉。确实如此,现在的扫描仪已经不是以前那个翻开盖子,要扫描很久的那种扫描仪了。一打纸放在上面,很快的速度就扫描到了PDF文件中,或者扫描成图也可以。当我们把纸质文档电子化后,就可以把没有用的纸扔掉啦。

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整理的艺术》中是建议将扫描后的文档存入电脑中,其实这不是最好的方法。放入电脑中如果目录混乱,或者不容易搜寻,当用的时候就找不到了。而放在印象笔记里就不同了:

  • 首先,我们可以利用印象笔记中自己建立的知识体系,把扫描的文档放入到自己的知识结构目录中,(关于知识结构,详见我的另外一篇文章《这些年,我用印象笔记Evernote做什么(三)个人知识管理篇》),用的时候,只需要查询那个目录,这个资料就有被用上的机会,资料躺在资料柜里是没有价值的,就像你写一篇论文,但是从来没被别人引用过,这就不是一篇有价值的论文。
  • 其次,便于搜索。无论是扫描成PDF文档,还是图像,里面的印刷文字都可以被搜索到,以后慢慢的手写中文也可以被搜索到。其实文档中的文字成千上万,对我们有用的也许只有那几句话,如果他能在我们有用的时候很快的被搜索出来,就能体现他的价值。这是资料放在资料柜里永远没有办法比拟的。

在另外一本关于整理的书《超级整理术——工作效率是整理出来的》中提到:“我们需要的不是书籍本身,而是书中的精华内容。当我们把书中的精华转化成自己的知识后,就把书扔了吧、一丢百了,丢了就再也不需要整理了。”

名片的电子化

和我交换过名片的朋友,有点不好意思的说,和您交换的名片,都被我扔了,但是我可以很负责任的说,您的名片被会我永久保存,而且随身携带,随时查询。

想想,如果你的名片很多,足足有两大盒子,你应该不会把他们随身放在盒子里吧。

我会把对方的电话、邮件存入通讯录,也会加一些备注,或者用 “名片全能王”这样的软件进行名片识别,但是是不是所有信息都会放在上面呢?就算有拍照,是不是在统一的地方存储呢?其实,很简单的事儿,用印象笔记拍个照,存起来就好啦。用的时候一搜索就出来了。

另外,还可以使用 印象笔记.人脉这个软件,方便很多。 详细信息可以参看《这些年,我用印象笔记Evernote做什么(五)——人脉管理篇

其实,有时候,思维方式的转变 真的很重要,我们总会觉得这个书对我们来说没价值,这个资料很重要,以后我可能会用的到,其实根本用不到。

如果大家对书籍电子化感兴趣,可以看看 @幸福管理 写的《无纸化办公阅读实践全记录》 ,现阶段,我的书架还是够的,他还没升级到主要矛盾,我就先不对我的书下手了,慢慢整理,来日方长,呵呵。

最后罗嗦一句,我不是印象笔记的高级账户,怎么办呢?其实很简单,可以建立本地笔记本,不同步就是了。等以后真正需要的时候再升级高级账户,把本地笔记同步过去也不迟。

这有点类似Total Commander的作用了,在本地把本机的文件组织好,还可以加标签,是不是很好的方法呢?

 


本文作者:李参
原文转载自:http://www.lishenme.com/archives/173

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  1. 我说你们为什么要在斗破和斗罗骂来骂去?唐三和萧炎是哪里不好了?骂萧炎的,你有萧炎厉害吗,骂唐三的,你们有唐三厉害吗?我觉得两个漫画都不错,但我更喜欢斗破,可我也没去斗罗骂啊,因为这是作者心血