最新消息:网站改版中,请大家期待~

GTD回顾和执行Doit陪你最后一公里

6. 进化总结 watson6 1582浏览 2评论
qingwa
在开展第四期悦读活动《搞定1》一书,书中分了两部分来描述GTD,第一部分是概述每个环节,第二部份开始详细介绍了,每个环节涉及的所有细节。当你第一次看它时会有点犯混,看多两次你也会觉得啰嗦,看了三次以上你就慢慢明白作者的用意了,由此也可以窥探作者的良苦用心。参加悦读活动的朋友知道,一个月阅读一本书,分为三个阶段来进行,如果每个阶段你都按照活动要求来做的话,那就会促使阅读三次以上。关于阅读这本书的收获之前也整理了两篇文章分享给大家,分别是:
如何做好GTD系统中的收集环节?
搞定GTD的处理和组织如此亲密
这里继续把回顾和执行两个环节结合Doit软件来聊聊,这里之所以引用它进来,一是我自己在使用,可以结合一些使用方式分享下,二是Doitim在回顾和执行两个环节中,很好的规划和展示了行动内容。

一、回顾

(一)为什么要回顾?

GTD系统是首先时一个动态系统,说明它在时刻保持运行中,那它的动力源时什么呢?很关键的一步就是需要不断的回顾,实时关注它才能更好的保持最新状态,从而协助我们作出恰当的选择。就像工作正常的手电筒,能够在你需要照明的地方,给予你光明。
做好回顾能够让我们对当下实时关注,有着更清楚的认识。通过回顾清单,可以安排今天需要做什么。通过每周回顾,你可以了解过去一周做了什么事情,推进了什么项目。

(二)回顾怎么来做?

刚开始实践GTD时候,我也觉得纳闷了,把行动处理和组织好,然后放到清单里面,我看到就可以执行了。回顾干啥啊,感觉很麻烦,但是David又花了不少篇幅来说这个事情,还提到了一周回顾多多的重要。看多几次书才逐渐的明白,这个事情看来是要这么来理解了,分开两步做。

1、实时回顾,掌控当下行动

我把所有收集回来的行动,进行处理和组织环节,这是已经得到了几个清单。在日常中,是指工作或者平时,我要做什么什么事情时,就查看Doitim里面有哪些需要我做的。
主要查看“今日待办”、“下一步行动”、“等待”这三个清单,其实这个看的过程也就是回顾有哪些事情需要做。来到公司上班,我先回顾看看在“上班”这个情境下有哪些事情需要做。下班走在路上时,查看“下班路上”这个情境,有哪些事情需要做,经过五金店时需要买水管,这个回顾查看的过程,你可以在排队或者等车几秒钟就搞定了。回到家吃完饭后,休息时拿出手机看看有啥事情时“在家里”要做处理。“等待”清单我一般是在公司才会看,主要是用来跟进工作上的安排。

2、定时回顾,掌控人生的高度。

什么时候来定时回顾呢?定时回顾是指在某一个时间点来做回顾这件事情。定时回顾主要是每周回顾和晨间回顾。
每周回顾就是为了再次清空大脑而需采取的行动。在过去一周的时间里,需要我们对所有执行过和为执行的事情进行掌控,以便安排进一步的处理。安排每周回顾的时间,这个可以根据个人的习惯来调整《搞定1》书中推荐是周五下午来做,这样做的好处是可以把过去5天没有做好的事情,可以安排到周六日继续跟进。David难道鼓励我们周六日加班?:) 。我个人是安排在周日来处理了,做好一周回顾的同时还可以做下一周计划。
一周回顾里面需要回顾哪些内容?
2.1、Doit里面过去一周已经完成的行动;
2.2、未来一周日程表清单;
2.3、下一步行动清单;
2.4、将来也许清单;
2.5、等待清单;
2.6、项目清单;
2.7、晨间日记:(这个是我每天早上会做写的一个日记,我也把它作为每周回顾的内容)
2.8、成功日记;(如果你也有写这个的话,也把这个加入回顾)
2.9、笔记软件近一周添加的内容;(找到所有笔记列表,然后按照实践排序就可以看到过去一周的内容了)
晨间回顾,顾名思义就是早上做的事情了。像我早上起来做后,写好晨间日记,就拿到手机把三个清单进行回顾下,“今日待办”、“下一步行动”、“将来也许”、“等待”。看完后基本可以了解今天哪些事情需要做的,然后评估下工作量进一步安排,其他清单里面需要做的事情,都移动到“今日待办”,那当天需要做的行动,就一目了然了。

二、执行

到了执行最关键的一步了,前面四个流程下来,就是为了得到一个可具体执行的行动指导,告诉当下你需要做什么事情。如果要用一句话来概述GTD系统,按我现在的理解是“思考时,不执行;执行时,不思考”。当有一个事情需要我完成时,它经过了处理和组织环节的不断思考,找到下一步,最后安排在了某个情境和时间里面来执行,最后到了那个点就直接执行了。我人为它是GTD很重要的一个部分,但是要在内心来认可,需要一段很长的路要走。

(一)如何确定某一时刻具体行动?书中介绍了“四标准法”来进行,这部分结合实践的情况说说。

1、情境

情境是指你身处哪里?手上有什么工具?需要符合一定的条件,在相应的环境下面完成行动。例如工作上的事情,需要办公室来执行;购买生活用品,要去到超市。在使用电脑的时候,又区分为“连网”和“断网”两种情境。情境里面的行动,是在组织环节时,已经分类好了。实际来到某个情境下执行的时候,就执行对应的事情。

2、有多少时间

指当下要做一件事情的时候还有多少时间了?在选择执行的行动,需要对它估算消耗的时间。例如离下班还有30分钟了,你就不适合去写一篇文章。离开会还有5分钟时间,就不适合去做一些开会无关的事情。刚来到公司上班,就可以找到哪些需要花费时间较多的行动来进行。简而言之就是有多大的碗,就装多少水。

3、有多少精力

这个和有多少时间,也是类似的道理,只是衡量的对象不一样。上面是时间,这里是精力。但他们还是有本质区别,精力的分布在一天的时间里面,都是不一样的。每个人的精力集中程度也不一样,有人早上好,有人在晚上好,甚至还有一些典型的夜猫子。在某个情境下,满足时间条件,精力较好时,找到符合这些的行动,认真完成它们。反之亦然。这里把情境、时间、精力串联了起来,在执行过程中,可以选择适合当下的行动。

4、重要性

行动重要性的判断,需要一个渐进过程。一看这个东西,我们很快就会想到,四象限法则,重要、不要重要、紧急、不紧急。把它们放在坐标轴上的话,就出来了四种情况。如果之前完全没有用过这种方式的话,刚开始觉得新鲜运用起来就觉得,用一段时间后就发现很难坚持了,然后嘛就没有了然后。在《把时间当作朋友》中也有建议,先划分好重要和不重要,熟悉使用了再添加紧急和不紧急的方式。先学习小系统,再完善系统,避免本末倒置。这里就建议直接使用Doit的三种情况:高、中、低。先逐步适应了划分的方式,然后再根据需求来调整判断行动的重要性。

(三)评估每日工作的“三分类法”,如何来平衡计划和非计划外的事情?

在一天的工作中,在任何一个时间点,你所进行的活动不外乎以下三种:
1、执行事先安排好的工作
2、处理突发事件
3、安排自己的工作
对于这三类活动,我想应该要有这样的认识,未来发生的事情,是不可预估的,所以你能做的是做好开放式的心态迎接它们的到来。计划的行程需要一定的弹性,否则将会增加你的痛苦。被改动过的计划,需要及时的得到关注,要不有可能会反咬你一口变成紧急又重要的事情。如何平衡好它们,这就考验你的系统需要具备一定的弹性。
如何处理工作中的干扰,这里给大家分享一篇博文里面提到,David是怎么解答这个问题,很值得大家去思考。
Q4 如何能避免他人的干扰?
David:没有干扰,只有对输入的不恰当的处理。 ”
文章中,还有更多和David的对话记录,非常值得大家去阅读。

三、总结

总结回顾和执行的内容到这里,你会发现书中还提到了6个层次的内容,为啥没有继续提到呢?我的看法是先把GTD系统,当作一个小系统来实践,当对每个环节的关键点都熟悉了,然后再继续丰富它们,先小再大,逐步完善,慢慢丰富,渐渐和其他管理系统对接,最后成就你的大系统。

四、悦读活动

 “悦读活动”目前进行到第四期,活动中积累了很多大家分享的好文,往期活动信息和分享文章,查看方式如下
一、网站汇总查看:
二、微信查看的方式:
微信订阅号: readbook30
8cm

转载请注明:我们一起成长 » GTD回顾和执行Doit陪你最后一公里