最新消息:网站改版中,请大家期待~

搭建GTD系统经验总结三连发(一)

6. 进化总结 watson6 1502浏览 2评论

gaoding1
在第四期悦读活动中,我们组织阅读《搞定1》,它是学习GTD系统必须读的书籍,在活动开展过程中,有一个环节是来分享GTD如何来实践,用到哪些工具?该系统的难点在哪些地方?通过这种提问的方式,把小伙伴的实践心得给分享出来了。参与活动的朋友给我们带来了各式各样的使用方式,在总结中肯定会有值得你参考的地方,赶紧到众多的总结中淘宝吧。活动链接地址:http://help.doitim.com/group/topic/474
以下挑选三位网友(@C、@止念☆晚石、@如善从流)的分享总结。

一、幸福进化俱乐部ID:@C

1、正在使用哪些工具搭建GTD系统?

工具:纸笔、电脑doit.im、手机doit.im

2、使用工具中的流程是如何进行的?举例说明。

收集:纸笔、doit客户端都可以收集,在电脑前用电脑端或者纸笔(比如在电脑前用番茄工作法的时候会写下计划外事件),在外用手机doit,在家三种都可能用到,不过自我感觉用纸笔写下来最有“已完成”的感觉。
处理:我理解的处理有三步:
A、判断是否可行—B、明确事情的意义—C、明确下一步行动。
我想了想要怎么判断,发现自己是凭直觉判断的,而且基本没有垃圾和参考资料,多是一些想做的事情但现在无法实现的,比如去哪儿玩,想看的书,直接放到将来/也许里面去了。
明确意义就是想想这件事自己想做成什么样,对事情的结果进行想象,而且往往这个步骤可以帮助自己分解项目。比如“写例会故事心得”这件事,我希望我能在自己基本理解故事的意思后,思考与自己的工作、生活的联系,理清思路后写一篇符合自己生活实际的文章,这就是明确意义。
可以看到下一步行动在思考自己想达成什么样的结果的过程中也显现出来了:上网查相关资料,阅读理解故事内容——思考故事要说明的道理(可列出来)——联系自己的生活、工作发散思维,想想自己以后可以做什么/怎么做——写下要点,有所取舍,理清逻辑,列出大纲——写下来并检查修改完善。这里的2分钟原则也很重要,如果是事情不超过2分钟(也可以自己定时间,不宜过长)则立即处理掉,无需记下来。如果是需要多步行动的,转化为项目后可以先只写下第一步,特别是项目较为复杂时。
组织:组织是把各种下一步行动放到各个清单去,这里要明白各个清单的意义。doit里面对清单要求很严格,不能自己创建清单,这对明确GTD的步骤是有帮助的,以前用wunderlist建好多清单,结果不知道怎么处理了。我是以时间的维度来理解各个清单的:今日待办、明日待办自不用说;日程表里放指定日期/时间的活动(特别是需要重复的行动)或提醒信息;暂时不能做的放到将来/也许里面去;需要别人回复的放在等待清单里;剩下的仍旧呆在下一步行动清单里,等待下一次组织。
回顾:前面的步骤可以帮助我们清空大脑,而回顾则让我们做到心中有数,更好地掌控这些事情。回顾包含三个内容:A、即时回顾,在我这里是扫视今日待办,分清当下最重要的事,可以在完成每个任务后进行;也可看环境,根据情境处理事情。B、每日回顾,每天开始和结束的时候进行,基本为检查今日代办、明日待办、日程表,其他清单视情况而定,对今日、明日、本周的事项有所把握。C、周回顾,直到上周末完成彻底的收集处理组织,我才明白周回顾的意义,周回顾要对所有清单进行检视,及时核查更新。
执行:注意2分钟原则;不用纠结排序,每次在今日待办里挑最重要的做就好了;也可根据情境做事,比如外出要买的东西一起买,上网查资料一起查。

3、GTD系统你觉得难点在哪个环节?你如何解决?

我觉得处理和组织是我的难点,当初用gtd软件都坚持不了多久就是没弄明白这两个步骤,最后软件都变成了单纯的收集箱,而且是难以清空的。
解决方法:处理过程明确事情的意义,组织过程明白各清单的界限。具体参考上面流程中的理解。
还有个问题是要建立自己的归档系统,还会牵涉到知识管理,需一步步来,目前只对工作文件进行归档。

4、GTD给你实际运用带来的帮助有哪些?谈谈你对它的看法。

清空大脑,减轻焦虑情绪
事情一堆挤在脑袋里会给我一种好多事要做但不知道做什么的感觉,让人很焦虑。但是把事情写下来,收集起来,就对自己要做的事情有大致的把握,有利于专注于眼下手中要做的事情。
提高执行力,缓解拖延症。
因为GTD强调“下一步行动”,对任务有所分解,而且对怎么做了描述清晰,组织后只需在今日待办里先最重要的专注地做好,一步一个脚印,划勾勾也是很有成就感的~
有助于完成自己想做的事情。
因为时常检视这些清单,对自己必须要做的、想要做的都有把握,时机成熟那些躺在将来/也许清单里的事情就能付诸实践了。上周末进行彻底的收集处理组织后,我的项目多出很多,有些是从将来/也许里面转化的,虽然处于冻结状态,但我开始思考第一步要怎么做,可能要做哪些准备了,这样必然会加速我实现它们的步伐。

二、幸福进化俱乐部ID: @止念☆晚石

1、正在使用哪些工具,搭建GTD系统?

在用的工具有Doit,为知笔记,日程笔记本。有时使用发条番茄钟。

2、使用工具中的流程是如何进行?举例说明下。

  • 先谈一下Doit,现在并没有严格地按收集-处理-组织-执行-回顾的过程进行的。现在事情是突发的比较多,需要当天完成,或者截止日期很近,又要和其他人协同的,需要快速把自己这一部分做完,发去等别人的意见。所以,很多时候是直接收集到“今日待办”里,或者思考一个项目时,直接在其中列出下一步行动。在执行的过程中,相关的信息,或者进度,会用评论的方式添加在行动下面。如果是单一的日常行动,则直接打上工作的标签,执行之。个人认为标签还是很重要的,用来把不同责任范围之事区分开。做总结时很有用。至于情境,因为工作环境固定、个人事务也比较单一,办公室家里两点一线,一般只要把在家里做的私人事务区分出来就可以了。
  • 为知笔记用来收集网页资料,或者自己的生活笔记、总结、计划。现在总结、计划什么改成按周了,一天的时候太短,很快就过去了……
  • 日程笔记本,记一些重要的截止时期或者里程性事件(只记工作上的),纸质的可以随时翻阅一下,而且翻的时候有自己有在做事,不是混沌度日的感觉……
  • 发条番茄钟是需要专心且专心不下来的时候用,比如这次的每日番茄。用发条番茄钟的好处是,番茄时间,手机可以变为飞行模式,形成无打扰时段。这个都是在家用,办公室不行,因为现在的工作性质就是负责被打断的……

3、GTD系统你觉得难点在那个环节?你如何来解决?

对我来说,难点在于坚持,启用-断掉-再启用已经很多次了。还是没有建成完善的方便运行系统的原因吧!
还有很多时候,事情一来,马上着手去做了。有些时候是事后把做的事补充到Doit当中作为一条记录——GTD是面对未尽事宜的,这已经完成再记一笔主要是为了自己做总结时候参考。
解决的方法是统一使用的GTD工具,形成唯一可依赖的系统。刚开始接触GTD的时候,试用各种工具,这个用两天,又试试那个,当然不利于坚持。现在逐渐养成有事就入Doit中的习惯,慢慢就形成依赖了。全收集,把所有未尽事宜纳入其中,就是建立系统最关键、最根本的一步吧。可惜最近一直没有整块的时间进行全收集,不过用随想随记的方式,已经把重要的事都收集起来了。如果所有的事情都纳入其中了,自然会建立起对这个系统的信任。现在重要的事都已经记进去,有了初步的信任感,但是还是争取后天上午有时间做一下全收集,这样才比较安心。

4、GTD给你实际运用带来的帮助有哪些,谈谈你对它的看法?

新的工作在处理事情时和原来的工作几乎完全相反,事情比较杂、而且各种身不由己无节操中断,要记忆的事情也比较多。这样的情况,反而有利于我运行Doit系统了,面对一个项目,要想很多的事,一件件记入Doit中,初步领会书中所讲清空大脑之后的放松感——不用担心忘记重要的事了!

未完待续~敬请期待~

转载请注明:我们一起成长 » 搭建GTD系统经验总结三连发(一)