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前置判断之后再执行

2. 自我管理 药山 2111浏览 3评论

昨天中午,因同事一个关于政策咨询的电话吵醒了刚刚准备午睡的我,于是接着开始思考如何这个问题,然后用一中午的时间找到答案,回答以后又整理成博文,同步到空间和微博上。不久,收到mentor@易仁永澄 的评论:

“哥,你有没有前置判断一下啊,尤其是在不断深钻的时候。这也是技术时间黑洞啊。没有前置判断,不符合当天的计划,你做的虽然很精彩,但是不值得赞扬!如果是你的日计划的安排,那就尽管做好!我武断地判断,你是无计划前提下执行的,所以,提出批评,感谢你给了一个反例!”

自己仔细想想,的确如此啊!答复同事的政策咨询的确是应该立即反馈的两分钟任务,不过这是在我熟知答案的前提下才能进行的,如果自己不能立刻答复,那么应该把“找出答案并回复”这件事情放入收集篮,进行处理和组织以后才能开始行动,否则,真的会成为永澄所说的“技术时间黑洞”!
不仅这一件事情,其实常常有人给我说起过这样的情况:明明今天打算完成XX任务的,可是上司/客户/同事/朋友 突然交代一堆XX事情,忙着忙着一天就过去了,第二天也是如此,最后最重要的任务反而没有按时完成。。。

我们都有拖延症

《拖延心理学》和《我们都有拖延症》等书籍都告诉我们,即便是高效能人士,也难免会被拖延症所困扰,而所谓拖延症,未必是事事拖延,时时拖延,但往往是越是要事越拖延,因为小事琐事等所有第四象限的事情暂时放在一边不叫拖延,那叫做搁置,或者叫合理配置时间。真正的拖延常常像我刚才的例子一样,看似忙忙碌碌的应对,其实投入的时间和产出可能不成正比,从而使精力没有用在更加重要的项目上面。永澄说的很好,遇到事情应该先进行前置判断,符合当日计划的,放入今日待办清单,不符合的,一定组织处理以后放入其他清单里面去。

什么叫前置判断

前置判断,就我的理解是对自己收集篮里面的材料进行明确意义和组织整理的过程。那么为什么要对事情进行前置判断呢?
首先是因为掌控,如果我们对任何事情,不管是上司的还是其他什么人交代的事情都抱着立即去做的态度去着手的话,那么我们正在完成的任务可能会经常性的被打断,而且多件任务可能因为不同人不同事情的交办而交织在一起,使得自己所有的任务都因为反复被打断而变得支离破碎,并且效率下降,甚至拖延反复出现。而且因为不进行前置判断就无法知道任务的轻重环境,那么“拣了芝麻丢了西瓜”的情况则会时有发生。
其次是因为“计划谬误”的存在。根据心理学家Daniel Kahneman和Amos Tversky的理论,我们往往会低估完成任务的时间,即使之前已经试过延迟完成类似的任务。领导或其他人交代的事情,如果没有明确意义,组织整理就匆匆计划着手实施,那么计划谬误讲一直伴随自己,吞噬掉自己预算的所有时间和精力之后,让自己今日待办计划全部变成一张废纸。

如何进行前置判断

通常面对临时突发事件,在着手执行前需要至少三个步骤:收集(捕捉)、明确意义(处理)、组织。看似流程复杂,繁琐不堪,实际很简单:

收集/捕捉

把任务放到自己收集篮里。这里的任务并非自己行动管理系统中的下一步行动,而是上司(或者随便什么人)交给你希望你能完成并达到预期效果的事情。他或许是像最初例子中那个希望给与一个问题的答案,或许是想要实现的项目,甚至是某个一年后构建的宏伟目标。这个阶段不必管它是什么,先收集起来,记在自己上衣口袋的记事本里,记在自己的envernote上,记在自己的doit.im里面。。。不管怎样,收集到你最方便的收集篮中。

明确意义

这一步其实是通过自己问几个问题

1.需要采取行动吗?

2.我希望的结果是什么?

3.下一步怎么做?

凡是能够回答自己这三个问题的人,基本上已经知道自己下一步干什么,该做好什么了。拿最开始的例子来说:需要采取行动吗?回答是应该行动。我希望的结果是什么?回答是希望给他一个有政策依据的答案。下一步该怎么做?确定好deadline,然后放入相应清单里面,如果是当日需要完成的,那么完成当日立即处理的清单以后,应该把这项任务立即分解并移动到相应的清单去。

组织整理

组织整理的后果是把所有事情分成六个不同的标签:结果、行动、酝酿、辅助资料、参考资料、垃圾,不同的标签则意味着。。。不同的清单和不同的处理方式(见附图)

组织整理的类别图 By戴维·艾伦

组织整理

永澄的前置判断

永澄在自己的书中把怎么前置判断整理编纂了4句话:先问做不做,再问由谁做,三问复杂吗。自己怎么做。很言简意赅的把临时突发任务如何应对这个话题太极推手一般,化解成了有条不紊的流程套路,如此流畅的套路模块,将让自己不管面对多少复杂的突发事件,都可以游刃有余。

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  1. 领导或其他人交代的事情,如果没有明确意义,组织整理就匆匆计划着手实施,那么计划谬误将一直伴随自己,吞噬掉自己预算的所有时间和精力之后,让自己今日待办计划全部变成一张废纸。

  2. 关于狗的那一条,我猜群众看到”老子的狗关你P事“这种回复,会有两种想法:1,完了,这下发帖人真要投毒了.. 2,难道已经有狗被毒死了???→管好自己的狗