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搭建GTD系统 经验总结三连发(二)

6. 进化总结 watson6 2402浏览 0评论

搭建GTD系统

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三、幸福进化俱乐部ID: @如善从流

1、GTD方法的目标:

在必须的时间里,能够拥有高效和放松的状态。

具体的做法就是全面的收集外部的信息&内在的协议,然后在事情开始之前就对收集的材料进行处理和整理,列示出下一步的行动并积极执行。最终能够达到:心如止水。

2、《搞定》能搞定什么?

本书没有办法解决的问题:立刻提高工作效率和决策能力以应对工作中所有问题。

解决什么问题:用系统的方法管理行动,并以此能够慢慢培养提高工作效率和决策的能力。

3、什么样的人需要这样的一种方式或者说我们为什么需要这样一种方式:

时代在变化,工作的内容不再是以完成为标准,更多的时候是一种无法量化的指标,需要收集更多的信息来做到更好。而内在的协议也被我们各种拖延着,于是对内对外的处理就显得十分迫切。需要一个方式减轻大脑压力,让大脑的作用回归思考。

4、怎么帮大脑减压?

知识工作的关键是:确定预期的结果,也就是设定目标。在行动前一定要谨慎的思考,“思考结果是促成希望转化为现实最有效的方式之一。”在行动前需要明确以下内容:

1).明确事物的预期结果;

2).明确下一步行动;

3).将预期结果和下一步行动的提示信息存入可靠的系统中。

5、从旧有模式的问题看GTD的优势:

1).时间安排的清单缺少对意外情况的关注。
GTD帮你解决:要每天不断的更新,以加强对新生事物的控制。
2). 传统模式大多从“大局”的角度思考轻重缓急、意义和方向,带来的问题是:实际操作却经常受挫:各种干扰、难度大抵触情绪影响执行、更多的关注带来更多的要求。
GTD帮你解决:即从大局着眼,从小处着手,能够管理多个层面
GTD还能满足:易于维护,节省更多的精力,化繁为简。

6、系统的整个流程及注意事项

1). 收集一切引起注意的事项、工作资料、项目参考资料。所谓引起注意就是指没有提醒或关注就会遗忘的事情,而习惯就像本能,不需提醒特定的时间和环境就会自动自发的做,那么就不需要收集。
2). 处理的对象是材料,处理的目的是得到行动;步骤就是:先明确是否需要立即采取行动,这里的考虑不仅仅是时间的维度,还有个更重要的指标“是否真的有意义”,在六个高度中有一个高度是“范围”,对无法胜任或者“范围”意外的事情说“不”,对于不需要的材料扔入垃圾箱,是不是也是一种“断舍离”。整个GTD的流程中还有回顾环节帮我们再次把关。再然后根据预期结果和现状,明确下一步行动或者下几步行动(项目)
3). 组织和整理的对象是行动,给行动贴个标签:紧迫性、重要性、适合的环境。分类是为了更好的执行,先思后行。
4). 回顾分两种情况:平时的回顾对象就是组织整理后的行动清单,帮助我们遇到合适的情景选择合适的行动执行。第二种就是周回顾(或者固定时间回顾),更新整个系统,把握方向。回顾的内容整个系统的全部流程,目标是全面的审视和更新系统,做到心中有数。
5). 行动的选择靠直觉:因为每一件行动都已经过审慎的考虑。具体标准:确定某一时刻的具体行动的“四标准法”,评估每日工作的“三分类法”,总体检视工作的“六层次法”。
6). 项目管理需要明确项目的预期结果和行动,但是往往项目的行动不那么容易确定,通常需要多步行动或者根据已有的信息或者行动决定下一步的行动,所以掌握进度就显得很重要,需要制定项目清单以便适时跟进。

7、总结

时间管理本质上是行动的管理,决定某个时间做什么。而我们通常面对的更多的是任务,是材料,需要做的是将各种材料处理成行动。GTD中的几个步骤都看似简单,但每个步骤都联系紧密,任何一个步骤的缺漏都会让系统的效率大大降低。因此需要不断的实践和巩固,让系统更有效,当然前提是这一切需要靠自己来搞定。

 四、悦读活动

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