最新消息:网站改版中,请大家期待~

时间开销 记录及分析

2. 自我管理 药山 4461浏览 8评论
 
 时间开销

自从《奇特的一生》 这本关于前苏联科学家柳比歇夫的传记被网络上诸多大牛们倾力推荐以后,关于时间开销记录的活动就明显多了起来,记录你每天干了什么,每件事情花费了多少时间,看似意义不大,对于构建自己行动管理系统,加强时间观念的人来说,其实非常重要。

时间开销记录的好处

那么时间开销记录到底有哪些好处呢?主要有4点:

1.记录你的时间开销,帮你感受时间的流逝。朱自清在《匆匆》里面写道“我的日子滴在时间的流里,没有声音,也没有影子。”而记录自己的时间开销,就是织就一张网,网住时间的小尾巴。可以在做事的时候更加精确掌控时间,这一点估计西方科学管理的鼻祖泰罗先生应该深有体会。

2.记录你的时间开销,帮你找到时间黑洞。 在工作时候,我经常听到有人天天抱怨:“忙死了忙死了”,但是,如果真正做好时间开销记录,一分析就能知道,一天24小时,真正用在工作或者家庭或者生活这样你最重视的事务上(视你的价值观而定)的时间,其实寥寥无几,你的时间大多数消耗在无意义的发呆、上网、闲聊或者看报纸之类的时间黑洞里面去了。

3.记录你的时间开销,帮你规划工作。通过大量时间开销记录的分析,你可以很清楚的知道,自己做某件事情一般需要耗费多少时间,在制定计划预估时间的时候,更加客观合理。西方有一种叫做“计划谬误效应”的理论,因为你思想上系统1和系统2的认知有差异性,所以你在计划时容易产生乐观的偏差,预估时间不足,导致拖延的出现。通过开销记录和分析,可以让你利用客观数据说服你的大脑,对事情评估有更清醒的认识。

4.记录你的时间开销,让你更加理性客观。你会在回顾分析的时候突然发现:经常一天时间都花在了一些繁杂琐事上,还没有什么能拿出来,可以称得上业绩的东西!这样就可以更加理性客观的认知自己,提高自己的规划科学性,强化目标管理和行动管理,注重20/80规律的运用,把时间和精力用在高附加值的任务上,让自己更快成长起来。

时间开销记录的工具

邹鑫在他的代表作《小强升职记》里面推荐的时间开销记录是纸笔,易仁永澄也曾推荐过万用手册进行时间开销记录,还是纸笔系统。纸笔进行时间开销记录的好处在于,随时随地开始执行,不管你在陪领导一起在路上,还是在厕所里“五谷轮回”,只要有纸笔,随时可以开始记录。对于全收集非常有帮助。缺点是稍微有点儿累,尤其是对字不好的朋友来说,可能写了以后不忍心看(比如说我o(╯□╰)o)从而分析无从谈起了。

另外一种就是化纸笔变电子笔记,不管用的是为知笔记还是evernote或者是有道云、麦库,甚至是excel,都是纸笔系统电子化的过程,我还曾经用过onenote2007当过自己的时间开销记录系统。笔记软件记录时间开销,最大的好处在于规范、快捷,特别是excel,设定好模板,不用去担心书法这样的问题了。缺点在于不能随时随地应用,即便是多平台同步的软件,打开还是需要时间的,找到页面也还是需要精力的,excel尤其如此。

还有一种就是专用时间开销软件。time meter和AtimeLogger都是比较著名的手机时间记录软件,最大的特点是和纸币一样可以随时随地开始,基本上口袋里能装下一个本子和一支笔的场合也就不在乎多带一个手机——除非你用三星note10.1那样的10英寸的大家伙当手机。。。。。。而导出分析的时候也比较简单。唯一的缺点是一旦习惯用手机软件记录,那么不太容易形成对具体事务完成时间的掌控,因为你可能依赖手机以后自己大脑就不太愿意集中精力去思考做这个事情大约多少时间了这样的问题,反正有软件帮我记录呢!

虽然有缺点,在经过三种主要的记录时间工具中,我还是推荐用time meter这样的专门手机时间开销记录软件,至于为什么不用AtimeLogger,原因也很简单——我没有苹果手机(╮(╯_╰)╭)。

时间开销记录的原则和方法

不管用什么进行自己的时间开销记录,有些原则和方法是一样的:

1、注重全收集

有的朋友做时间开销记录的时候是不记录自己睡觉的时间的,不过从精力管理的角度上讲,我还是推荐记录下来,这样我就能根据时间开销记录,知道自己客观上需要多少时间的睡眠能更加精力充沛了。当然全收集不需要刻意把自己每一分钟的事件全部记录下来,耗费的精力过大因此不推荐。

2、注重标签管理

@剑飞在思考 大神在分享课上曾经说过,注重标签分类,以便更有效的分析自己的时间开销情况。他的标签分类是

学习成长:阅读、写作、思考等
工作事业:项目、专题研究、信息收集等;
社会交际:线上、线下等
家庭生活:陪伴家人、生活事物、餐饮时间
健康休闲:运动时间;休闲娱乐活动。
交通时间
睡眠时间

非常全面的把自己的时间开销的主要用途收集在了一起。我在他的引导下,也根据自己的情况制定了个人的分类标签:

1工作
2成长
3家庭
4健康
5社交
6休闲
7休息

其中休闲是把自己平时吃饭、工作之余小憩、闲聊等时间包括在内,而休息主要是晚上睡眠和午休时间。关于吃饭放在休闲,还是有例外的:如果是和家人一起聚会吃饭,我会放在家庭,而如果是朋友同事聚会,我放在社交。
3、注重“时间—事件”收集而非其他

对于时间开销的平时记录,最关键的就是做好客观的“时间-事件”的记录,然后增加分类的标签,除此以外可以都不去关注。否则时间记录变成了工作日志或者生活日记,失去了他的本意。我以前用电脑做记录的时候经常自作聪明的增加对工作的重要程度、或者难度的评估评价,最后甲工作和乙工作孰重孰轻的问题都足够让我伤脑筋的。最后竟然成为开销记录失败的原因之一。。。

我的经验和发现

时间开销记录本身不是目的,而是提供一个数据支撑,以便培养掌控时间的好习惯以及对自己的时间消耗情况进行分析。对于time meter软件,比较好的一点是可以导入google日历,也可以导入excel。我把上一周的时间开销记录导入到excel用数据透视图表分析之后发现:

 

111 222

一周时间消耗主要是刚性的休息时间是大户,我平均每天晚上保证7个小时睡眠时精力最为充沛,健身和与家人相处的时间还是偏少,工作时间不少,但是业绩不高,看来还得进一步注重20/80法则。。。
最后还有个让我郁闷的发现,写到现在,突然看到@九天 童鞋写的在upwith.me 上面发表的一篇时间开销记录应该怎么做?,(#‵′)靠,看了他的这篇文章,基本上我想说的都写全了!

转载请注明:我们一起成长 » 时间开销 记录及分析