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项目是如何分解的

8. 成长答疑 药山 1695浏览 1评论

在大约两年前,我曾经为了回答一位朋友的问题,写了篇名为《你永远无法完成一个不分解的项目》 对什么是项目,如何分解项目等问题进行了一点自己粗浅的分析,时间过去了这么久,昨天晚上,孙姐问了我同样的问题,我想我的答案应该更加深入和详细了。

一、什么是项目

这里所讨论的“项目”,其实就是GTD中所说的“任务”,即必须分几步在一定时间内完成的事情,不管是工作领域还是生活领域。比如孙姐说的“收拾房子出租出去”,或者“完成XX课程的学习”等等,它具备3个特点:
1、只能分步进行

项目必须是分步骤进行的事情,否则一定不是我们讨论的范围,或许某个事情会持续时间很长,但如果不需要分步骤进行的话,我们也不能叫它项目。比如每天签到,或许在一家单位上班签到会一直到退休,但这也不能算是项目。再比如家庭主妇每天做饭,这个即便做一辈子饭也不能算是项目。但如果是“完成除夕夜晚宴制作”,那就算是项目了,因为它可以分步进行。

2、一定时间内。我把它定义在一年以内(不含一年)可以或必须完成的,可以是几个月,也可以是几周,或者几天。超过或达到一年以上时间的,我们叫它“目标”。

3、有明显完成标志。一般说来,具备一些动词所搭配的宾语可以作为项目,因为它们可以有明显的结束或达成标志。

最终完成、实施、研究、出版、分配、最大化、制定、学习、制定、组织整理、创建、设计、安装、收拾、修改、提交、处理、解决。。。。。。

二、项目的分解原则

分解自己的项目,一般需要把持下面三个重要的原则:

1、层层细化

因为项目是需要若干行动进行的,我们在分解项目的时候需要尽可能层层细化,分解到位。这里的到位和细化并非详细到苛刻地步,如果你把“完成洗漱”当做一个项目,然后分解成挤牙膏、倒水、漱口、刷上牙床、刷下牙床、刷舌面和咬合面、重复上述步骤3次,漱口、清理牙刷。。。。。。除非你是作为口腔科保健医生去对规范刷牙法进行分享总结,否则会极大的增加自己的掌控成本,导致一叶障目不见泰山。

2、分解到位

这里所说的分解到位是指一个行动即可完成,正如前面的例子所说的,如果分解到如此细致的地步话,将会导致分解的时间和精力成本高的难以忍受,倒不如不进行分解。

3、一一对应

每个分解的行动都可以对应到自己的情景清单和委托人上面,没有委托人的时候,证明执行者就是自己,否则将是多人协同才可以完成的项目,需要进一步沟通协调和落实了。同时还要落实分解行动的先后顺序、完成时间、所需资源等。

三、一般项目的分解方法步骤

以前我认为不管什么项目都用5w2h即可分解到位的,现在感觉不太靠谱,因为那是分析而不是分解。分解一个一般情况的项目,往往需要一下几个步骤:

(一)项目评估

对项目进行基本评估分析,主要是问问自己是否应该做,大体需要多少时间和精力,和自己的目标、愿景有无冲突等。

(二)项目分析

想要实现这个项目则需要完成哪些主要工作,项目的基本流程有哪些,确定每个阶段是否有足够详细的分析。

(三)项目分解

把分析时分解的阶段用可测量和可验证的语言描述好,并根据时限、情境、重要性和复杂程度以及关键人情况,决定顺序。

(四)项目核实

根据项目进度和分解情况,确认分解是否到位,组成元素是否定义完整无纰漏,是否确定或进一步改进项目内容等情况。

四、大型复杂项目的分解方法

网上专家李公子最近发表一篇名为《“工作思考模型” ——帮你理顺复杂工作的十四个思考维度》 的博文,对复杂、模糊和非计划性的大型项目如何分解提出了有效的处理模型,非常值得我们借鉴和学习。随后永澄也根据这个对我们工作中经常遇到的复杂情形的项目进行了详细分析。

(一)什么是大型复杂项目

涉及大量的前期准备工作和后续跟进事项,需要较长时间和相对较多的人财物资源投入才能完成、和自己核心价值观或职业发展息息相关的项目,我们把它叫做大型复杂项目,这种项目在事业中较为多见,其他领域中也存在,比如自己或子女的婚礼筹备、孩子高考冲刺或求职竞标等工作,都应该算是大型复杂项目。以往我对这种大型复杂项目,都是升级成目标,然后把每个阶段转化成项目进行分解的,好处是把复杂难以驾驭的问题转化成了自己熟悉的框架内问题,缺点是有时候依然难以把握。而李公子的复杂工作思考模型从三个层面十四个维度中帮助理顺这个问题,几乎可以适用于任何项目的分解。

(二)大型复杂项目的分类

对于一般项目或小型的项目,比如近郊旅游,去参加一场部门的培训之类的任务,可以适用于大型复杂项目,但相对需要支出相对较多的时间和精力成本,因此不建议每个项目都用,值得用这个模型分析分解的项目,一般有以下几个类型:
1、分析性的工作。如数据分析,市场调研,swot分析等等。
2、计划安排的重要任务。如关系自己职场竞争力的重大事项,部门核心任务等。
3、涉及对外沟通的任务。对向高级别领导进行大型或专题汇报,和重要客户进行沟通商谈等
4、重要紧急的突发事件。所有第一象限的任务。

(三)大型复杂项目的层次步骤

大型复杂项目思考模型主要有三大层次十五个维度(李公子原文上十四个维度,永澄增加了一个变成十五个维度)

层次一:方向和取舍

主要是为了解决做不做的问题,从方向、原则、愿景、意义四个维度分析自己有没有必要做这个项目,是否应该由自己做这个项目的问题。

层次二:构成与条件

主要是解决基础如何的问题。从现状、要求、问题、渠道、内容、思路和创意六个维度,全面评估项目进度现状,并分析现有资源与完成项目所需资源之间的差距,为争取资源和考虑解决问题的方向进行积极磋商。

层次三:落实与执行

主要是具体如何执行的思考,把每一个下一步行动落实到人、财、物、时间上,从方法、技术、步骤、时限、分工五个维度把项目分解落实到位,不留死角。

这样的思考分析模型,看似复杂,其实非常全面,如果熟记而流的遇到重要项目都这样分层次多维度的分析分解,那么对自己逻辑思维能力和综合办事能力都有很大的帮助。

模型3-15

五、项目执行的关键因素

不管是出去保养自己的汽车,更换驾照这样的小项目,还是完成结婚典礼、提交一份重要改革议案,只要想让自己的项目能够在掌控中完成,那么一个关键因素就是定期追踪你的项目。《搞定3》中,建议分3个时间段对自己的项目进行跟踪:

1、每周利用1~2个小时回顾项目情况
2、当某个大项目进度滞后,可能会延误的时候
3、当某个项目暂时失去掌控,需要重新定位的时候

这样可以逐一评价项目、目标和结果的现状,确保每个项目都执行在当下,纵览手头项目和计划,以及其他材料,列出新的行动、等待和将来清单。

每周至少一次按照李公子的思考模型进行项目分解的思考,每周进行一次回顾总结,将会让一切项目尽在掌控之中。

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