最新消息:网站改版中,请大家期待~

解决excel问题之后所想到的

1. 心智成长 药山 1078浏览 3评论

昨天一个朋友找到我,让我帮他解决一个电子表格的问题。

一个人员的数据表格,里面有一列数据写着他们缺少的材料,缺少的材料大体可以分四大类,只是每个人缺少的材料都不一样,而且先后次序也不一致,文字表述也不尽相同。朋友需要我解决的是,能够通过筛选或者排序的方式,快速的查找出缺某一类材料的人有多少,都是谁。

我开始的时候想的有些简单,认为既然有大体种类,那么用批量替换的方式把关键字替换成一个特殊标志,然后进行分列即可完成任务。但是随后就发现,因为不同关键字的的先后顺序都各不相同,导致不可能用分列的方式解决这个问题。

更讨厌的事,他的格式里面有大量的合并单元格和空行,因此根本不可能排序或分类汇总。

我想了很久才找到了答案,原来,可以用查找关键字的find函数进行解决:

1.规范表格

不管什么公式或者其他技巧,发挥批处理威力的前提在于先要让他统一格式,统一规范。删除所有的合并单元格以及空白行,并规范拟提取数据名称这是第一步需要做的。

2.插入新列

在需要提取信息的那一列数据后面新建列,需要提取集中数据就新建几列。字段名称为自己想要提取的名称即可。

3.输入公式

用if、iferror和find函数组成公式,分别提取相关列的不同关键字。

4.建立筛选

获得规范统一的数据以后,可以通过排序或筛选,甚至数据透视表对表格进行进一步操作了。

5.进一步提高

这个东西或许还可以进一步改进,比如利用VBA建立一个统一清理规范表格的小程序(虽然自己尽可能电子表格规范化,但不能确定有奇葩给你奇葩的表格让你处理),或者在一列提取不同的关键字,这可能需要数组公式或其他函数帮忙完成。

遇到问题,让原有的思路和方法无法解决的时候,先别急着宣布失败,而是静一静换个角度去思考,试试还有没有更好的办法去实现目标是很好的思维方式。这件事情看似我帮别人解决一个工作上的问题,但实际上,通过这大约1小时左右的帮忙,我又多接触并学会了一个excel函数,和一种解决这类问题的思路,从收获角度讲,我得到的似乎更多一些。

《金刚经》上六波罗蜜中有布施波罗蜜的说法,有时候,帮助别人其实会成全自己,充实自己,甚至是成就了自己。记得以前导师曾经告诉我,你帮助某个人,不仅不要抱有一种“施恩”的心态,而是应该有一种感恩的心态去帮助他才对。这样你的行为,你的思维方式都会因此而改变,而一切的改变,是将会成为你自己的因果。

转载请注明:我们一起成长 » 解决excel问题之后所想到的

  1. 这种情况采用excel来解决挺方便的,但是表格文件存放不安全,且不容易共享。如果是一项常规工作,建议使用excel服务器对工作流程进行部分规范,弄一个小模板自动化来跟踪各类资料的情况,一般出现这种情况的原因就是这个机构缺少这类日常工作的管理系统,采用成本低廉的表格系统快速实现 这是完善此类工作的关键,便宜但价值高,快速且命中目标 这样人们才原因介绍(唯一不足的是:机构需要维护一个服务器)