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工作量大的解决办法

1. 心智成长 药山 3002浏览 2评论

随着节奏越来越快,工作标准越来越高,社会竞争力越来越大,随之而来的,就是工作量铺天盖地,给人以“黑云压城城欲摧”的赶脚,这种情况导致加班加点,疲惫不堪,怎么破?
曾经看到过有人这样回答:

这种情况应该断舍离啊!找到你的最重要而紧急的工作,抓住它就好了呀!除此以外都可以放弃的!

我感觉这是一种站着说话不腰疼的说法,重要和紧急 往往都是相对的一些东西,何况问这些问题的人大多都是职场新人,对他们来说,当前工作量大,但未必都是核心竞争力的工作,但完不成往往会因为负面评价导致职场黄灯或红灯的出现。有些琐碎的行政工作,不管是接听电话还是端茶倒水,不管是机关还是企业,一般都交给新人完成;有些重复性劳动或难度大且价值低却必须得做的工作,总有人去做。

记得以前在《潜伏在办公室》一书中看到作者的观点:有人说这些没有价值的工作总得有人去做,但为什么非得你去呢?然后提出如何利用手头重要紧急的工作去推脱杂事的技巧等等。问题是对于资历比较浅、核心价值不高的新人来说,他哪来的这么多“高附加值”工作?如果临时因为工作太忙,比如正在做副经理交代的重要的资料统计任务,经理或其他资深同事正好要帮忙处理整理卫生,或许可以推脱,但大多数时候的事情只是延迟,还是自己的。

其实最根本的是快速成长,把各种工作当成磨刀石,让自己越来越快的成长,然后不断提高自己的价值,从而实现以核心价值能力主动选择工作。面对更多新的,更具挑战性的大量工作。。。
面对大量工作,我在李公子 那里学到:从个人角度至少有4个应对的技巧:

1、优化工具、提高效率

要敢于和善于使用信息化时代的工具去分解和完成任务。比如学会excel函数或VBA,批量整理分析数据;利用word邮件合并功能,完成办公自动化;用语音输入或学习双拼输入法,提高录入效率;学会使用思维导图,增加分解项目的能力和全面程度等等,这种技巧最适合各种涉及到电脑和信息方面的内容。但并不是局限于信息化工具,比如让自己去拆文件的订书钉,那么即便自己出钱买一个起钉器,效果和效率也比用手强得多。

2、积累技巧、提炼经验

面对一些琐碎重复的工作,积累技巧是非常重要的,一些完成相似工作的经验高度总结概括,形成套路,就是形成标准化的流程,那么就可以减少因不熟悉出错而导致的重复性劳动了。把经验显性化,规范化,可以有效的缩短判断时间,加速决策,提高行动力。

3、优化流程、改进方法

对于已经有流程体系的工作任务,在办理过程中一边追求高标准,一边分析体验,在实践中不断被优化,极大提升工作效率和工作质量,使自己尽快成熟,可以投入到更具高附加值的工作中去,创造更高价值,而不用在高重复性的常规性工作中消耗过多精力。这种技巧需要注意的是,如果工作是完全交给自己的,领导只问结果,不问过程,那样可以步子大一些,保证结果质量的前提下多尝试一下优化的幅度和力度;如果上司比较在意规范化和过程,或者这项任务属于“流水线作业”,则需要更加谨慎,不能自己省事了,让别人无法接手。

4、提升心态,增加时间

最后一个技巧在于提升自己的心态。关键一点就是千万不要抱怨。抱怨是最没有用的事情,女人抱怨多了会越来越像怨妇,男人抱怨更让人看低。把自己的心态摆正,借助紫手环也好,心经也好,甚至灌上一碗心灵鸡汤都不要轻易把自己的心绪仍在抱怨的草丛。当你摆正心态,就可以更好的观自在,所谓知之者不如好之者,好之者不如乐之者。面对工作,乐在其中,方解其中三味。增加时间并非提倡日以继夜的加班,而是适当的提高时间观念,减少正常工作时间的浪费。有人说过,工作时间的30%都浪费在社交或闲聊上了,把这种时间消耗降低了,不用经常加班,也能比别人多完成30%的工作量。

有的人总会提出这个观点进行反驳:

你提高效率是为了什么呢?你越能干,交给你的工作就越多,大多数情况下,特别在党政机关事业单位里面,干的多,往往错的也多,反而不如不干的。而你干得多工资也不会因此而提高,干得好也未必因此获得提升。

我要说的是,那是你从根本上只是把工作当成了负担,或者当成了职位提升的手段。这种情况下,我们的价值观可能不相同,很难说服谁,只是如果把每天的工作当成负担,把能偷懒当成唯一的快乐,那么,人生百年,从20多岁步入职场,到65岁退休,需要受40多年的罪,实在是太让人同情了!

 

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