最新消息:网站改版中,请大家期待~

项目管理,一页纸就搞定——读《 一页纸的项目管理 》

9. 读书感悟 药山 1844浏览 16评论

一页纸的项目管理

一直认为,项目管理是个非常高大上的问题。一说起项目管理,就让我密密麻麻的甘特图和厚厚一大摞的文案,研究的内容,一般不是研究如何把人带上月球 ,就是研究如何制作原子弹的曼哈顿计划,至少也得是如何建造101层双子楼的工程 。。。直到学习GTD基本理论以后才知道:项目,基本定义就是多个行动的组合 ,那么项目管理的概念也平易近人起来,因此,我也可以进行项目管理。而当我下载了project、并阅读一些项目管理书籍以后发现,项目管理的确是非常高大上的东西,因为他们的项目都很浩大,而程序步骤和方法都极为复杂,以至于我想要用他们的方法完成手头工作项目,学习的时间成本要远远高于项目时间预算本身。直到我看了这本《一页纸的项目管理》。

一、什么是一页纸的项目管理

一页纸的项目管理,简称OPPM(one-paper project manager),顾名思义,用一页A3大小的白纸解决项目执行中的问题,加强交流沟通,明确职责并通过戴明循环(Plan-Do-Check-Act)原则去全面提升效率,实现自我成长的。

西方人可能更加讲求效率,反对报告写的像懒婆娘的裹脚布那样又臭又长,因此他们发明了很多原则去强调,比如“电梯原则”,在和老板做电梯的几分钟时间里把你的计划和方案说出来,引起他的兴趣。比如“奥康姆剃刀”,基本命题是“如无必要,勿增实体”,而一页纸项目管理,正是基于这个原理设计的。

它用一张A3幅面的打印纸,罗列项目中基本信息,如项目分解、任务进展、各环节责任人及分工,目标达成情况和当下问题、时间和预算以及前景等,让领导和协作伙伴可以通过这张纸足够清晰的掌握复杂项目的以上信息,从而无障碍的沟通合作,提高效率。最大限度的减少沟通和信息不畅导致的问题。

二、一页纸项目管理的内容和步骤

一页纸项目管理是由五个基本组成部分构成的,和项目一样:

任务(HOW):怎么做任务是项目的核心必须完成这些任务才能实现目标,他们是项目的螺母和螺栓,是要做的细节工作 。

目标(WHAT & WHY):目标是愿景,是发展方向,目标可以广泛也可以具体 。

时间线(WHEN):时间线是用来衡量事情应该完成的时间和实际完成时间之间的差距 ,可以比较灵活

成本(HOW MUCH):项目支出有用成分 比如实际花费费用 还有软成本 包裹人力资源耗费 以及大量的精力时间成本

负责人(WHO):让管理层清楚地知道各项任务的负责人是谁,明确责任。

创建OPPM的12个步骤:

1、录入标题

标题包括项目名称、项目领导、项目目标和项目完成日期,位于表格的最顶端 。项目的名称必须规范。

2、确定责任人

负责人包括项目本身的总负责人以及各个分支的具体负责人 。

3、建立矩阵

矩阵是项目的中心和焦点,由始至终引领项目进程。具体包括项目目标、完成日期和预算经费 。

4、分解目标

建立目标必须自问:要多少时间,需要哪些人力和资金资源,以及范围多大等等。

5、确定主要任务

主要任务在OPPM的左侧,大型项目不过是小项目的综合而已,在最高层级范围,所有项目都是用任务表达的,每个任务必须分配一个负责人或责任人,尽可能根据人员的长处和强项分配任务。

6、将任务和目标整合

在这一部中要确保项目清单上的所有任务完成时,就能实现目标。当检查项目任务和项目目标时,保证重要的任务都至少会有一个目标,这种渐进式的完善将提高计划质量,也能增强沟通能力。

7、确定时间日期

下午日期位于底部从左至右的区域 这个区域就是电线划为各个步骤不愁一月为单位,短的项目可以按周划分。

8、建立任务时间线

为每项任务建立一个时间线,沿着任务在矩形框中画一些空心圆,表示每项任务的开始、长度和完成日期。

9、为项目负责人分配任务

任务通常只有一个负责人,超过三个负责人的任务是很少见,不管每天我有几个承担者,都必须设定负责人之间的优先顺序 。

10、主观任务

并非所有的任务都能用时间线量化。在是否达到高性能这个问题上 人们的认识可能完全不同 ,这些情况就是主观任务 。项目主观方面的地方就是要确保这些主观任务和那些可量化的任务一样,都有对应的目标和承担者。

11、计算成本

成本包括经济成本、人力成本和时间成本 ,用条形图来表示,分不同的颜色。

12、总结和预测

好的总结可以消除任何模棱两可 的问题,并防止被人产生误解 你 ,我预测的空间 这样迫使我们对描述内容加以精选,保持讨论得高效。

三、一页纸项目管理同A3报告、戴明循环结合

1.什么是A3报告

A3报告(A3 Report)是日本丰田公司的高效能报告法,主要是以图形把问题、分析、改正措施、以及执行计划囊括在一张A3纸上。这是一种精益报告方法,可以把问题的源头、分析、纠正和执行计划放在一张A3的纸上表达出来,并及时更新或报告结果。 依照改善计划的不同阶段,可细分建议报告、 进展报告、 结论报告三种。他的特点是:

1.简单明确,便于沟通;

2.全面分析,抓紧核心;

3.成为标准,总结规范。

2.什么是戴明循环

戴明循环是一个质量持续改进模型, 它包括持续改进与不断学习的四个循环反复的步骤, 即计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check/Study)、处理(Act)运行表现为整个管理系统的各个层次、各个环节都在进行计划→实施→检查→处理这种循环,它体现了系统运行的内在逻辑。其中“计划”是明确目标、制订方案的过程,它是整个循环的起点和基础;“实施”是循环中的主体,是整个循环成败的关键;“检查”对整个循环起着控制和把关的作用;“处理”则是一个总结与改进的环节,是使循环得以自我完善的重要阶段。 戴胆循环法的特点在于:大环套小环,不断推动企业迈上新的台阶。

3.为什么要和他们结合

平心而论,戴明循环和a3报告,并不是一种简单的,报告模版,而是非常有生命力的文件,他们发展讲话,这些文件帮助我们管理、汇报、学习、改进,以及执行战略目标,报告的精简,帮助使用者仅关注那些关键项目,因为报告只有一页纸,所以使用者都可以用随身携带深入问题现场,亲自了解现状的细节和事实,这是一个非常有效的沟通工具,能引起人的注意,又不会因为冗长繁复而让人觉得无聊,并且能呈现出的问题的实质 。
将A3报告和戴明循环融入一页纸项目管理的全过程,更方便的融入解决问题的过程和思考的过程,可以把自己和团队置于不断改进的机制之中。

四、一页纸项目管理和思维导图比较

在了解和学习一页纸项目管理之前,最为推崇的是使用思维导图进行项目分解。不管是用5W2H法探求项目的根本需求,还是用三个层次十四维度解决大项复杂项目的问题,都非常的行之有效。那么为何还要学习一页纸项目管理呢?最重要的原因就是,思维导图的分解和分析,从根本上讲还是从一个中心导出的,树状的或金字塔型的分支,而一页纸项目管理,更多的偏重于多维度分析和思考,并贯穿项目从开始到结束的全过程,因此,两者是完全不同的工具,思维导图重在分解和思考,一页纸项目管理更加偏重执行。

一页纸的项目管理 书

转载请注明:我们一起成长 » 项目管理,一页纸就搞定——读《 一页纸的项目管理 》