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收集 中遇到的问题以及思考

8. 成长答疑 药山 1179浏览 21评论

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一、张博士的问题

最近收到张博士发来的一封E-mail,问我一些关于 收集处理方面的困惑:

今天上午集中对收集箱中的一百多条任务做处理。我把处理流程图放在跟前,心里默念五步原则来做。通过学习,感觉处理上顺手了好多。由于基本是来自年计划,好多任务都放到了将来/也许清单中。但是,在处理过程中,还是遇到了这样几大类的问题。

(一)目标类

这一类又分两种:

第一种,例如本年度参见读书会至少8次、读书32本、年目标达成率到75%、完全学会doit、完成1本专业书的翻译工作等。

第二种,例如力图逐年减少主动收入在收入中的比重、逐渐实现投资的定量化判断等。

困惑的地方在于,如果目标远景类不能“做”,那么如何处理,总不能把它删了。是不是这一类任务,一开始就应当直接转化成项目。因为只有项目分解了,才知道应当放到将来/也许中,还是下一步行动中。
还有一点,里面那个“目标”项怎么用?

(二)习惯类

比如,每个月干什么什么、定期电话联系谁谁谁、每周至少2次干什么。

其实,每天的习惯性任务还比较好处理,直接放到今日待办中就可以,但是这一类每个月、定期的习惯类,就有点迷糊:是否也应当做成项目,一次性分解好?还是从一开始找到这个任务对于自己的意义(“是什么”),以现在为时间点考虑“做不做”,把它放到将来/也许,或者日程、马上做、asap中?如果是后者的话,似乎就取消了每个月干什么的意义,变成了下个月干什么,打了勾之后容易忘记下一个月也要做这件事了。

(三)信息类

比如,听到一本书 一个资源 随手记下来,这个不能做,应当把它移到其他系统,如何转到其他系统?

(四)截止类

这个好像和目标类挺像。比如,4月底之前写出论文。这个是不是也得首先转化成项目,如果不转化分解的话,往往扔到将来/也许,然后往往就拖到最后才弄。

二、药山见解

能够提出这么多问题,至少证明两点:第一点,培培童鞋不愧是Ph. D,在处理工作中进行了非常深入的思考 ;第二点,她的思路非常清晰 ,能很自觉的把收集到的任务全部进行分类 。

下面就结合我的理解,分别回答这些问题:

(一)目标不能直接行动,但可以跟踪

对于目标来说很难说直接行动 ,一些量化的目标,比如一年读多少本书这样的,你不可能瞬间完成,只可以通过逐步积累去实现,可以把大目标通过自己的年度目标(或目标管理系统)进行分解,持续关注,分解到月、周,落实到日,还是拿读书做例子吧!比如我计划2014年阅读书籍180本,比去年多14本,那么我可以平均到12个月,每个月15本;然后每月可以定计划列书目了,而列好清单,就可以根据自己喜好,当前主题阅读的需要等因素,进一步分解到各个周,每周至少3~4本,列入自己的周计划中去,再通过日计划进行落实。这种落实,可以是具体量的落实,比如两周内的行动清单中罗列一些阅读《XX》,而S/m清单放入两周以后的阅读计划,甚至暂不理会。当然,如果喜欢阅读的书籍比较简单,属于消遣或半消遣类阅读,不需要深度理解的话,也可以通过制定阅读习惯培养列表的方式,每天至少阅读40页左右的习惯培养来最后达成阅读目标。

还有一种目标不太容易量化。比如实现某个境界或达到某个高度 等等,这种目标也是不可以直接转换成行动的,但可以通过分解去逐步量化和框架化,比如逐渐实现投资的定量化判断。这个应该至少是在年计划制定时候全收集得到的目标,需要先明确定义。实现投资的定量化判断究竟以什么为标志?一般说来,应该多个角度去进行,可以是过程量化的,比如阅读多少本相关书籍,参加XX次投资理财的讲座;也可以是结果量化的,比如赚XX%的回报率等等,个人推荐过程的量化,能够更加方便分解和计算。

截止类任务,其实和目标类任务是一回事,只是他们定义的时候需要明确时间节点,在分解的时候根据deadline逆推各个步骤的入手时间,比如你如果想要年底完成论文,那么可能5月份前开题报告必须通过。。。

(二)区分习惯培养和自我要求

在面对定期的任务时,首先应该判断这个事情是什么?是我必须定期完成的事项,还是为了实现某个目标我认为应该自己做的事务。前者是培养习惯,后者则是一种对自我的期待。对于每天或每个工作日都必须做的事情,一般可以在doit里面设置重复任务的方式去进行提醒,如果是每个月都需要花费几天时间但不确定具体哪几天去做的定期项目,个人认为还是需要使用习惯培养清单定期检视。如果认为这个事情不是一步可以完成的,那么还需要进一步分解。比如我的习惯清单上有每周至少2次游泳健身,每周至少2次步行上班这样的任务,设置一个每天检视自己习惯培养清单的任务就可以了,每天都提醒自己哪天开始做这个事情呢?绝对不会忘记了

为什么说要区分习惯培养和自我要求呢?因为自我要求可能是一些不切实际的要求,比如发现自己变得胖了就提出每天200个俯卧撑,而实际自己的身体状况只能今天俯卧明天撑。。。这样的冲动型自我要求,需要在判断“是什么”的时候予以屏弃,或在判断“做不做”的时候剔除。

(三)信息整理归类是关键

面对收集的第三类,不能算是任务或事务了,只能说是“材料”(stuff)。它们都是一些不能行动的东西,这种非行动类的东西在明确是什么以后,不能直接进入我们的行动管理系统里面,而是应该判断是否有价值以后进入另一个体系:

1.断舍离的垃圾

如果是收集到的是已经过期的事情,比如对你没有价值的书籍、电影或资料。果断的清空比较好,不管是送人还是放到垃圾箱去,那种“说不定以后会有用”的想法通常带来的是堆积如山在你的硬盘或房间里的垃圾。

2.重要信息或参考资料

有些事务经过判断后发现,它们不能行动,但和当下任务项目息息相关,这就是重要信息或参考资料。比如你的项目是拜访导师修改论文,而导师的联系方式,个人喜好以及专长领域则是重要信息,不能因为无法行动而归类到垃圾中去,这样的信息类资料可以放在自己的知识管理系统中去。不管是wiz笔记、印象笔记甚至是自己随身带的小本子,都可以作为知识管理系统的载体。
对于一些书籍之类的纸质的资料,如果里面只有少量的信息有价值,可以考虑将其电子化归档到系统,比如手机拍照或者讯飞语音输入甚至扫描到电脑。如果属于重要的,在项目开展之后不断对比或参考的实体资料,那么将其归档在规定的位置以便查找是个不错的方式。
我所在的部门每次完成某个重要项目,一般会集中所有电子信息到某个人的电脑上建立文件夹保存,同时威逼利诱内勤小美女帮忙整理归档成文书卷,然后以便下一次进行相同或类似工作的时候当做参考资料。。。

另外值得注意的是,信息本身的确不是个行动,但整理收集归档信息可以作为一个行动甚至是项目着手进行并收集到自己的行动管理系统上来

(四)doit里面的目标如何使用

从一开始我们一直说doit是一个很棒的行动管理软件,着眼于把事情做对。而并非一个好的目标管理软件,目标管理,从自己的价值观入手,以人生或五年十年为单位,确立成长的标杆或方向,然后层层分解到年、月(季)、周,最后落实到行动管理上来,强调做对的事情。从六大高度上面说,他们的基准计时单位可以大致这样判断

宗旨和原则(价值观):一生或人生某个阶段

愿景:五~十年长期规划

目标:几个月或几年要完成的事情

责任范围:每月或周必须检视核查的领域

项目:多个步骤才能完成的事务,通常需要一天或几天才能完成,更长的用周来计时,大型项目需要更长时间

下一步行动:通常用小时或分钟来预估

对于doit来说,它最常用的是层面在于项目和行动(还有两个是目标和子任务),之所以在行动管理软件doit上面层层分解,完成自己的目标设置其实并不靠谱,我们需要做的事情是,把doit行动管理系统和目标管理系统结合起来,从这个角度上讲,doit软件上的目标是我们在年度计划分解是没有设立的目标,层面相似,但多数情况下,doit上的目标是突发性的,应激式的目标,是为了应对大型项目的时候提升自己思维高度、加强掌控而提高视野的一种手段。凡是自己年初制定年计划时候已经设立并分解好的目标,都没有必要放在doit里面了,我们直接把分解后的项目放入并完成即可。

另外doit的目标分解不是只能分解到项目的,它既可以分解成多个平行的项目,也可以直接在目标里面设立独立于项目之外的下一步行动。从这个角度认知,我们也可以得出doit目标和六大高度中的目标有些许不同的结论。

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