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管理你的问题——做好 问题管理

2. 自我管理 药山 1303浏览 17评论

 

问题管理

工作和生活中总是会出现这样或那样的各种问题,如何管理好并解决掉这些问题,需要一些方法和技巧,在项目管理知识体系中,问题管理(Management by Problem,MBP)是四大管理模式之一。“问题管理” 是以解决问题为导向,以挖掘问题、表达问题、归结问题、处理问题为线索和切入点的一套管理理论和管理方法。也可以说,问题管理就是借助问题进行的管理。

想要解决问题,李公子曾经在他的智慧提升术系列中提到至少需要:

不可缺少的知识

掌握规律和经验

身心状态良好

有好的思维工具

足够的时间

良好的环境

这些应该是解决问题的必要条件,但肯定不是充分条件,想要解决问题,应该建立和维护好问题管理系统。

一、问题管理的目标

项目管理知识体系中的问题管理的具体目标就是识别、记录、跟踪、解决并沟通所有可能对项目产生不良影响的问题。而在个人管理系统中问题管理的目标则相对简单:就是关注并最终解决所有影响自己成长的问题。而这里问题的定义,则应该和疑问、试题等名词的定义不同,是指对自己成长(工作、学习、生活、家庭等)造成不利影响的事情或状况。
这里的事情可大可小,但一般不是太紧急(太紧急的应该纳入危机管理范畴),而即使是小事情也有可能因为忽略而酿成大祸
西方有句歌谣:

少了一枚铁钉,掉了一只马掌。掉了一只马掌,失去一匹战马。失去一匹战马,失去一场战役。败了一场战役,毁了一个王朝。

这里少铁钉的问题,就是我们问题管理需要解决的问题。即“防患于未然”的问题。

二、建立自己的问题管理系统

个人的问题管理系统,看上去这个词很高大上,其实很简单,就是通过自己的思考和行动,及早发现可能影响个人成长的问题,然后通过跟踪记录,反复沟通和及时应对等方式,把问题尽早解决掉的有效流程体系和方法。

个人问题管理系统和项目管理中的问题管理一样,都有三个要素和四个基本流程:
“问题管理”的三个要素:挖掘问题、表达问题、解决问题。其中,挖掘问题包括发现问题、分析问题和界定问题,解决问题包括制定解决方案、实施解决方案和跟踪反馈,表达问题不是独立的环节,而是体现和融入到挖掘问题和解决问题的每一个环节之中。
四步流程:

记录问题

全程跟踪

对比目标

关注成本

提倡建立一个以目标或项目为中心的“问题记录本”,可以用纸质的笔记本记录,也可以记录在excel或者为知笔记里面,推荐使用excel列表,启动快,方便过滤筛选。列表中至少应该包括:
编号、问题类型、问题状态、问题细节、负责人或可求助人等信息,通过记录的方式,整理收集自己的问题,让问题变得“没问题”。

三、个人问题管理系统的关键点

1.防患于未然

个人问题管理的关键之一,就是处理好自己第二象限的事务,所谓个人成长过程中的问题,就是那些影响自己个人发展的小问题,如果放任不管,它们可能会自我膨胀成大危机,那时候需要的就是危机管理而不是问题管理了。关于危机管理可以进行参照突发事项的处理进行,但总体上说,个人的问题管理系统是为了“解决小问题,防止大危机”,“预防为主、防消结合”。

2.多角度多层次发现问题

着力点应该是发现问题。这里所说的发现问题,是指发现关键问题,过滤假问题,解决真问题。日本丰田公司有个著名的五个为什么分析法,避开主观或自负的假设和逻辑陷阱,从结果着手,沿着因果关系链条,顺藤摸瓜,穿越不同的抽象层面,直至找出原有问题的根本原因。简而言之,就是鼓励解决问题的人要有“打破砂锅问到底”的精神。我们个人成长过程中,也应该坦率的采用这种方法,找到自己真正的问题所在。

3.提升视角分析问题

如果说“五个为什么”是为了深度挖掘什么是真正的问题,那么当发现了问题以后,就应该
站在一定高度上去分析问题,比如自己在日常工作中遇到别人交代的事情容易忘记的问题,可能最后往往归结到自己行动管理系统不完善、收集不到位,清空不及时上来,需要从建立个人行动管理系统上下功夫。而“资料在用的时候找不到”则有可能是自己没有知识管理工具和管理系统,从而浪费时间和精力。。。。。。

其实,从根本上说,个人问题管理系统其实不是一个新鲜的东西,而是一个让自己加速成长,预防危机的加速器,是帮助你深入思考、更加细致的方式而已。 

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  1. “座山雕”那样的也抗过日,确实被消灭了,不过那是少数。大多数都投降、投诚了,真正的英雄,顺应历史都起义了,成为新中国的部长、上将、中将、少将……。李宗仁是不是抗日英雄?回来了嘛!你龌蹉去吧。

  2. 中医一直被认为是经验医学,自身的理论体系没法量化衡量,个人认为六百万研究个上火不够。以西医炎症为例光是炎症随便一个种类这钱都不够研究。置于说骗经费还不如说本身科研经费体系就是一堆问题。