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建立你的电子文件管理系统

2. 自我管理 药山 2045浏览 19评论

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电脑里面的电子文档,看似一文不值,但对任何一个知识工作者来说都至关重要。不管你是一名政府机关工作人员,还是资深的主任医师,不管你是公司营销人员,还是淘宝的小店主。在你的电脑上总有一大堆各种格式的文件对你的成长、晋升、或者糊口非常重要的文件保存着。那么如何不让他们杂乱无章的堆积到自己找不到呢?建立起自己的电子文档管理系统吧!

一、分类存储最重要

永澄老师在他的博文《PIM中文件管理思考 》中详细介绍了文件的分类强力底板概念,我也一向认为,文件的分门别类存储对电子文档非常重要,你的电脑毕竟不是互联网,如果“分布式”的把各种文档散乱的分布到硬盘的各个角落,那么不仅是在搜索时是一件很痛苦的时期,复制分享的时候可能更加痛苦,而万一出现误删除或者干脆电脑硬盘故障的时候简直会要欲哭无泪。分类储存有这样几个原则:

1.集中分类文档

电脑上的电子文件大约分这么几类:

文档:由办公软件生成的word、excel、ppt、mm或者电子书等等

图片:网上下载图片,纸质文档的扫描或者自己工作生活中产生的数码相片等等

音频:包括学习的课程录音、休闲的音乐、会议录音、调查取证录音等等

视频:网上下载的各类电影、爱情动作片、工作录像、孩子或其他生活中的录像资料。。。

软件:已安装软件和软件安装包(以及绿色软件)

如果简单的按照这个类别分区放置文件的话,肯定是不合适的,文档虽然很重要,但其实存储空间并不太大,而音频视频虽然空间巨大,未必有多重要;何况很多不同分类的东西往往可能在一起才更具有价值,比如一堂课程的pdf讲稿配合它的ppt以及音频资料一起学习才更有效率。而且,简单按照文档属性分区方案还更加容易造成隐私泄露:万一你有冠希哥风格的录像资料和教学录像放在一起并共享了,就真的红了。。。。。。

所以,应该对自己的文件先进行分类。大体上按照:工作、素质、爱好、身体、家庭、社交这六个部分进行分类集中,然后再根据某个原则进一步细分并归类是比较明智的。

2.硬盘不同分区存储不同类别文件

目前电脑硬盘的价格相对廉价很多,一般分区也至少有CDEF四个以上,如果不是完全等分的话,大多数情况你可以先把自己的文件分几个大类,确定每个盘的作用。如:C盘装系统、D盘装休闲娱乐、E盘装工作学习资料,F盘装软件资料等等。然后在每个盘里创建更细的文件夹。这样电脑看起来井然有序,一点也不乱,找起东西来也十分方便。这条原则和前面的原则并不冲突,因为先分大类再进行类别区分是第一要务,虽然同样是音频文件,郭德纲相声和科学发展观教育辅导课音频不太可能同时用到。。。。。。

3.C盘原则上不要存储任何重要文件

我在很多同事或其他兄弟部门的电脑桌面上看到布满了密密麻麻的电子文档和文件夹,最多的一个哥们最多的时候只给自己电脑桌面留下一两个空位置——他说“我总得给新文档留下一个位置吧!”而就是这个哥们,有一天系统崩溃了,C盘必须重装,那些领导着急要的文件让他险些也一并崩溃!这个教训告诉我们:

桌面当做收集箱或许不是一个好主意,如果把桌面当做存储箱简直是愚蠢

“我的文档”是微软默认的文档存储地,为了安全最好在保存前移动到其他分区

任何重要文件都不要放在C盘,硬盘的寿命相对很长,但系统软件崩溃的几率则要大得多

 

二、合理命名是关键

如何给自己的文件合理命名是非常重要的事情,不管是windows自带的查找,还是第三方搜索软件,给自己文档取个方便记忆,不容易混淆的名字,可以很方便找到。而且,排序的时候更容易有规律性。

1.文档命名

工作学习中各种文档的命名最为重要。所以要重点说一下.

目前我的命名原则很简单:日期+关键词+类别。如“2014-6-12XX辞职的通知”这样的,有方便搜索,便于按照时间排序的好处。但是最近这段时间我有所改变。因为很多项目中,同一个类型的文件往往有很多个,特别是重要材料,往往修改很多遍才能成型,而且,同一天可能修改多次,用日期命名不能完全体现唯一性,简单按照时间属性查看吧,一是并不怎么牢靠,特别是经过别人电脑修改过的——你知道他是否使用的标准系统时间!?我就遇见过电脑系统时间一直是2063年的同事。

古候子老师提出过一个命名规则 很值得借鉴:

项目文件命名结构:类型标识项目缩写文件名日期V版本号.文件后缀

项目文件夹命名结构:Prj项目文件夹名称开始日期_XXXX(结束日期)

举个项目文件命名例子:Doc_PIS_PCPIS Proposal_20101112V1.0.doc。

举个项目文件夹文件夹命名例子:Prj_PC PIS Project_20101112。第二个下划线后为空,等待项目结束时,添加项目结束的日期。

虽然日期在后面不利于文件夹按名称排序的时候体现时间先后顺序(这个可以用按照修改时间排序来解决)但这样命名以后,可以更加方便的在前面增加另一个重要的符号:

!(叹号)——标注重要的文件或者文件夹

#(井号)——标注等待处理的文件或者文件夹

@(@号)——标注正在处理的文件或者文件夹

对那些处理完毕的文件,应该放在合适的文件夹当中,因此不作特殊符号的标注。这些符号的使用,是作为文件命名的首字应用,如此一个文件夹中,标注特殊符号的文件会排列在一块,查找和使用起来会比较方便。
电子管理 1

三、辅助检索提效率

我是个刘慈欣科幻小说的”磁粉”,但最喜欢大刘的小说还真不是目前已经热翻天了的《三体》系列,而是大艺术系列,其中最让我难忘的一个情节就是《诗云》里面银河系超级文明启动的“终极吟诗”计划,把整个太阳系的物质转换成存储器,把人类所能想象的所有诗歌全部写出来。而完成这个计划以后,超级文明向诗人承认自己的失败——因为他虽然写出了所有的诗歌,但他无法检索出来!

你拥有的文档如果在电脑里面,却无法找出来。那么这和你没有有什么差别呢!?在详细分类并科学命名以后,我推荐伟大的everything当做自己检索文档的第一辅助工具,速度是瞬间啊有木有!我曾经写过一篇博文《最快的文件名搜索工具Everything,以及高效工具应用之道 》以表示膜拜。而对于win7以上版本电脑自带的搜索工具搜索能力也已经日臻强大,另外百度硬盘这样的工具,不仅能搜索文件名,还可以搜索文档内容,也值得下载试用。

四、备份同步保安全

不管你的文件保存在硬盘的哪里,硬盘毕竟不是乌龟可以活千年,更何况“神龟虽寿犹有竟时”,所以,保护自己的文档不丢失还是考虑一下云盘存储吧,我现在对孩子的相片、录像,重要好用的软件等资料统统现则云盘存储,相对安心了许多。关于云盘那点事,易仁永澄老师在《你们使劲打,我来占便宜——我是这么用网盘的 》文中表述的非常好了,再次不再赘述。

而对于一些特殊工作需要,不允许网络云盘同步的文档如何处理呢?最简单的办法是定期刻录到DVD或复制到移动硬盘上。而对于一些简单的文档来说,有个更高效、更简洁的办法就是利用windows自带的公文包同步功能去搞定:
“公文包”是Windows自带的文件同步工具,最早设计的功能是用来同步主机与其它计算机电脑中的对应文件夹,Windows XP的“公文包”可以显示某个文件是否链接到主计算机的原始文件,或者某个文件是否为“孤立文件”。这个程序在windows98上就已经存在,但使用的人非常少,主要是不知道有这个宝贝儿,具体使用方法在百度上一搜即可得知,不再浪费字数。

五、保密保护求心安

工作文档需要防止泄密,个人文件同样也需要防止泄露隐私,因此保密的要求还是比较重要的。
相比起来,windows自带的加密功能相对太弱,好处是别人远程窃取文件的可能性降低,加密后也不能把文件放入优盘。因此可以考虑使用第三方加密软件,如果自己电脑水平不太高,对保密又比较重视的话,可以考虑用360安全卫士之类的工具。

而对于word、excel这样的文件加密,可能大家都知道怎么设置密码,这并不难,建议大家在office2007以上版本的文件上加密,破解的可能顿时降低了许多。另外,利用压缩软件加密功能也可以对一些重要但不经常使用的文件件进行加密保护。
。。。。。

除了这些方法以外,还有个简单的办法防止别人看到你不愿意让别人看的东西,那就是改名字。比如把《干部任免调配意见》改名为《三个代表学习心得体会》这样的,在文档中可以偶尔使用。不过最常见的使用应该是大学生把自己电脑里的爱情动作片改名了:

1、文件要放到windows/system32的一个目录下

2、文件夹取名《春节联欢晚会》、《关于传播学沉默的螺旋原理对伊拉克战争的直接影响以及培养理论相关认识》、《病毒库样本》这样的让别人没有兴趣或没有胆量打开的文件

3、修改文档后缀名,防止关联

4、适当修改视频名称减少被检索的几率

电子管理 2

电子文件管理系统的本质,还是一个“收集–认识–归纳总结–分类–归类–维护系统”的过程,而建立起这个系统,可以极大的提高自己信息化工作的效率,从而为建立自己PIM(个人信息管理系统)和PKM(个人知识管理系统)铺设康庄大道,何乐而不为呢?

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