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审计每一天——时间开销记录和分析

2. 自我管理 药山 2106浏览 17评论

李笑来在他《把时间当做朋友》一书中记录了时间开销记录问题:

正如理财的时候,第一步是要弄清楚自己的钱都花在什么地方了,管理时间也一样:第一步就是要搞清楚自己的时间都用来干什么了?

德鲁克在他《卓有成效的管理者》一书中同样强调:

一切卓有成效的管理者都懂得:对时间的控制与管理不能一劳永逸。他们要持续不断地做时间记录,定期对这些记录进行分析,还必须根据自己可以支配的时间的多少,给一些重要的活动定下必须完成的期限。同理,如果我想变的卓有成效,那么就要持续不断地做时间记录,并定期对这些记录进行分析。

至于柳比歇夫用自己的一生去做好时间开销记录就更值得人钦佩不已了。56年如一日对个人时间进行定量管理,建立在数学统计的基础之上,重点是对消耗时间的记录进行分析,使人们能正确认识自己的时间利用状况,并养成管理自己时间的习惯。

这些成功者或者伟大的先行者们之所以取得瞩目的成就,和自己做好时间开销记录和分析是密不可分的。我的一位mentor@剑飞在思考 正是时间开销记录的高手,他在网络上进行了一堂主题为“如何有效构建时间记录体系”的分享,我有幸先睹为快,从中学到很多东西,有的东西甚至是感觉到醍醐灌顶,因此一定要记录下来,好好总结一下:

TIMEMETER介绍及其操作说明

Timemeter是一款安卓上的时间开销记录应用,可以帮助自己跟踪不同的任务、项目和活动(个人事务或者业务有关的任务、会议、运动、工作或上下班)花了多少时间。还可以将数据导出到Google Drive或者Dropbox,并且可以进行简单的分析统计。
他主要有以下几个优点:

界面友好

操作简便

统计容易

管理简单

操作上难度几乎是零,加上自带的标签向导功能,几乎上手难度已经进入负分状态了。而利用timemeter做好自己的时间开销记录,最关键的一点是要做好自己的时间分类标签,剑飞老师建议是至少分成两级标签,一级标签对应自我管理系统的各个大类+一天24小时中分类以外的事情,如我的分类主要有:工作(事业财富)、成长(学习提升)、家庭(亲子亲情)、社交(亲戚朋友)、健康(健身锻炼)、兴趣(个人爱好)等几个方面,除了这几个方面以外,还存在交通时间、睡眠时间和休闲时间,加上这三个标签基本已经可以记录满一天24小时。
而在每个一级标签下面,还可以设置2~3个二级标签。比如成长里面可以包括:

阅读

写作

听课

等方面耗费时间较大,也比较重要的的内容。

时间开销记录的要点

剑飞老师就做好时间开销记录,提出了五个要点,几乎可以算得上是时间开销审计工作的标准规程和重要原则了!

固定标签切莫轻变

正如前面所说的,timemeter记录好时间开销,非常重要的一点就是做好标签分类,而一旦做好了分类科目以后,就不能随意的调整,如果今天看书学习的时间记录为“阅读”,明天同样的事情记录为“看书”,后天这个事情记录为“读书”,大后天。。。。。。这样的随意变动,后果将会是你的记录仅仅只能用于记录,无法分析,也就失去了时间开销记录之后分析的可能,那么时间开销记录意义就会降低大半了。如果发现自己第一次设置的标签不够合理,可以在一段时间后进行集中调整,但切莫从心所欲。

全面标签分类描述

建立两级标签体系,但实际上timemeter标签栏只有一个,这种情况如何处理呢?我们的做法是,把一级标签添加数码序号,放入标签栏目中,而二级标签是放在描述中的。记录的时候,比如早上6:00到7:35,阅读一本叫《剑飞是大神》的书籍,那么我们在标签栏目中填写的是“学习成长”或“素质提升”(一级标签),然后在描述中写“阅读,《剑飞是大神》”,逗号之前的是二级标签,之后是书名,当然如果没有一次性读完,甚至在书名后面还可以添加阅读页数等信息。这样规范记录的好处是,在时间开销分析的时候可以很好的统计。

备注规范提醒方便

对于备注,规范的原则是一则记录只能有一条备注,如果超过一条,在分析的时候会造成不便。而提醒,在完成某个时间花费较长的事务是可以当做定时器来使用,比番茄钟方便,因为不是必须25分钟提醒一次。剑飞老师的原话是:

如果是长期的项目,或时间花费较多的练习,就增加二级标签。否则全部放到描述!

描述包含尽可能多的关键词,但不超30字。超30字的内容放到“同一条备注”里面。

记录全面定期检查

曾经有人说起过他的时间开销记录原则是只记要事,不记锁事。理由是:

时间记录不是为了知道自己琐事上花了多少时间,而是为了知道自己在要事上花了多少时间,两者是截然不同的,前者使你分心于琐事,后者是你专注于要事。

我们对此并不认同,因为时间开销记录和分析的作用是不同的,当你进行全纪录的时候,事实上很难分析出一天要事上花了多少时间,占据多大比例。而更重要的是,记录就是记录,不应该去再进一步分析自己做的事情是要事还是琐事这样的价值判断了,仅仅客观的归纳到某个分类即可。德鲁克曾经说过:

人类和其他生物一样有生物钟,但实验表明,人类的时间感觉是不可靠的。

只记录要事,不记录琐事,很容易让自己不可靠的时间感觉进一步不可靠。
剑飞给出的建议是:记录要客观、持续、及时,每天结束的时候要检查当天的时间分布。

客观:把正在做的事情写清楚;

持续:连续全面地记录;

及时:在事情发生的当下记录,而不是事后补记。

高速收集减少浪费

其实严格的讲,做时间记录本身也是需要耗费时间的,因此我们在记录的时候要尽可能提高效率,在做好客观持续及时的基础上,提高录入速度,减少时间开销记录自身的时间消耗。剑飞老师作为速录专家,一般可以用易迅这样的高速输入法,实现每分钟200字以上的录入速度,而一般的朋友,建议要么使用“乱序双拼”要么干脆和我一样用“讯飞语音”都可以,新版本的timemeter貌似现在已经自带语音输入了,可能会更加方便。

用excel做时间分析审计

刚才涉及的都是如何时间开销记录的问题,在柳比歇夫时间管理法中,时间管理分:

记录

统计

分析

反馈

这四个部分。用timemeter做时间开销记录是让自己有时间感,知道时间都到哪儿去了的基础,但不是全部。做好时间开销记录之后,更重要的事情在于时间开销记录的统计分析和在分析基础上的规划反馈到行动上,虽然timemeter自己具备一定的时间开销统计功能,但相对能力还是比较弱,不能满足我们的全部需要,因此,需要利用excel进行时间分析审计。

timemeter数据导入到excel

步骤1:在timemeter中创建备份

步骤2:将备份拷贝到电脑上(地点在手机timemeter文件夹下)

步骤3:打开一个空白excel表格

步骤4:选择-“数据”-“自文本”,然后选择cvs格式的timemeter备份,导入时,选择分隔号为“逗号”即可

步骤5:建立“日期”、“时间消耗”等辅助列,并正确设置格式和公式。

步骤6:建立动态的数据透视表,进行分析汇总。

数据分析时间开销

时间开销的分析主要有两类:

一是定期分析法

指一定时期内对时间开销情况的分析,一般分年-月-周-日四种不同档次的分析,层次越高,分析的数据就越平均客观,容易发现趋势和方向。而层次越低,分析的就越具体,更容易调整规划。具体的分析方法其实很简单,在数据透视表中拉一拉,组合一下就可以实现,在这里不再赘述。需要指出来的是,可以通过数据透视图的形式,更加形象直观的把自己的时间开销情况体现出来。

二是特定事件分析法

指对某个特定的事件进行时间开销记录的分析,着重查看耗费时间情况。主要是用于精深训练耗时记录或者休息时间曲线的记录等情况。特定事件分析法的前提是自己在timemeter“描述”栏目中客观全面的把关键词记录下来了,这样可以很方便的筛选出自己在某本书,某项练习中花费了多少时间。而分析自己的休息时间(如果自己的时间开销记录中有记录的话),可以更加客观真实的掌握自己休息起床曲线,查看自己精力状态和生活规律。剑飞老师对于这个地方非常的重视,提出可以:

1.统计分布每天的总时间大小排序,看生活是否规律。

2.通过睡眠时长来看精力是否充沛,可通过 日、周、月、季度等维度来分析。

3.找出早睡、早起曲线。(下一张图)

4.通过“休息一下”关键词找出我们在某些事件或活动中的精力恢复时间。

因为这种方法,可以很方便的总结掌握自己这一段时间以来的规律和时间专注情况,结合周月分析和回顾,在进行月、周计划的时候可以更加有的放矢,休息时间少了,就需要通过减少工作和休闲时间去补充,家庭亲情的时间不够了,就在未来安排增加。。。。。。这,就是规划和反馈的力量。

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