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个人精力管理 –基于Doit.im的模型探索

2. 自我管理 jkjkyk 2516浏览 3评论

一、 使用GTD之前:

我在Doit.im中实践个人精力管理模型的探索01

PS:示例(简化处理)

二、 使用GTD之后:

我在Doit.im中实践个人精力管理模型的探索02

我在Doit.im中实践个人精力管理模型的探索03

PS:示例(简化处理)

三、 使用@李公子的个人精力管理模型之后:

(一) 如何建立个人精力管理模型:

以下截图来源于@李公子的《智慧提升术Ⅲ》——信息时代的精力提升术

我在Doit.im中实践个人精力管理模型的探索04

我在Doit.im中实践个人精力管理模型的探索05

我在Doit.im中实践个人精力管理模型的探索06

我在Doit.im中实践个人精力管理模型的探索07

(二)李公子的个人精力管理模型(v1.0):

我在Doit.im中实践个人精力管理模型的探索08

我在Doit.im中实践个人精力管理模型的探索09

(三)李公子的个人精力管理模型(v2.0)

我求教过李公子,问他现在的精力管理模型是什么样的,他给我看了2张图。我仔细揣摩过这两张图后,发现这两张图中包含了非常多的信息。

1.  图1:

我在Doit.im中实践个人精力管理模型的探索10

如果你也使用Doit.im的话,应该不陌生,图1展示的是情景分类。

【命名规则】用符号和数字控制排序。

PS:windows的命名规则是,特殊字符(标点、符号)> 数字 > 字母顺序(小写>大写) > 汉字拼音,首字规则。首字相同看第二个,依次类推。

【符号】用符号分割、凸显不同类别的信息:“︱”、”【】”、”@”

【时间品质】按个人在一天中不同时段的精力不同,把时间分类:优质、中质、劣质。

【虚拟精力值】赋予不同时段一个虚拟精力值。

【处理类型】根据不同时段精力值不同,安排处理事物的类型。

例如:@计划总结、@要务执行、@工作思考、@小事执行、@专业提升、@个人思考、@个人时段

【时间节点】月度核心任务、本周内完成、本月内完成、计划下月完成、年度目标、假日计划(周五晚、周六、周日、节假日)。

通过这些时间节点,加上我看@李公子今日待办中10(99+)的数值,我推测,他的下一步行动清单、明日待办和将来/也许清单是空的。通过询问,证实了我的推测。

这样的效果如何,经本人亲测,分享经验如下:

(1)优点:

① 核心优势:按时间段分类情景的方法,相比经典GTD情景的分类(例如:外出、电脑、手机、家中、单位)更为直观有效。

大多数情况下,我们处于经典GTD的多重情景下。很多时候我们在家中/办公室时,面前拥有电脑,身旁放置了一部手机。这种时候,就不好仅仅从经典场景中执行行动了。

按照时间段情景分类,就在一定程度上很好的解决了这样的困扰。当然,这是在作了日计划的基础上。

如果加上该时间段内自己的精力值,和安排行动所需的精力值,直接展示出来的话,就更加直观了。

我在Doit.im中实践个人精力管理模型的探索11

这是我的情景分类,和行动命名规则。非常简单直观。1+5+1<8

② 在一个界面内,看到所有待办事项,无需切换。便于随时直接从本周、本月、下月清单中提取行动来执行。

很多时候在执行“今日待办清单”中任务时,都满足看见消灭一件又一件的事物,这样会产生一种心理暗示:把“现在今日待办清单内”的任务消灭干净就好了。

而采用@李公子的情景分类,完成该时间段内的任务后,可以直接下拉检视本周内完成的任务,恰当的话就可以立即着手执行,无形中让事物安排更充实。

③ 在今日待办下添加行动,可以看到添加行动的日期,结合时间节点一起看的话,就能明确行动的Deadline。而直接放入下一步行动的话,是无法看到添加任务时间的。例:

我在Doit.im中实践个人精力管理模型的探索12 我在Doit.im中实践个人精力管理模型的探索13

(2)缺点:

①今日待办内行动永远清理不完,没有清空“今日待办”的满足感。

② 超期未完成的行动太多的话,会让自己产生沮丧情绪,不想再执行。

③【全收集】收集篮也是满满的,99+的事项。这样的好处是真正实现快速记录下头脑中的一切想法。仅仅是记录想法,而不去组织处理(比如思考放哪个清单、哪个项目、哪个场景、重要程度……)。存量到一定程度和在某个特定的时间段内再统一的处理。

2.  图2:

我在Doit.im中实践个人精力管理模型的探索14

如果你也是使用Doit.im的话,应该不陌生,图2展示的是项目分类。

【两大类情景】持续执行、精力消耗

【持续执行】大任务(时间规划)

详见《智慧提升术Ⅲ》第二章:制定时间规划P7-P18

《智慧提升术》下载连接:http://blog.vsharing.com/ligongzi/A1570523.html

【持续执行】学习提升

我就读书的问题求教过@李公子,他的解答是:

第一种情况:有每日固定阅读的时段,把《XXX》书放入该时段的情景内,例如情景“(07:00-08:00)”,按日重复执行。

第二种情况:没有每日固定阅读时段,把《XXX》书放入“本周内完成”or“本月内完成”的情景中去,设置Deadline提醒自己在哪个时间节点前要完成。

【持续执行】思考题

源于问题日记。把每日的疑难困惑记录下来,因为有些问题无法在短时间内解答,所以放在日常生活中持续不断地尝试思考解答。

【持续执行】资源搜集、整合、跟进

这应该是针对比较大的项目,我还没有实操大项目的经验,无法给出体会。我尝试这样理解:@易仁永澄提到过他写博客的方式是速大框架——搜集素材——整理成文。我认为,“搜集素材”就可以放入【持续执行】资源搜集、整合、跟进的项目中。

【精力消耗】这个就不赘述了,应该可以看出来1代表10分钟,3代表30分钟,以次类推。

这样的效果如何,经本人亲测,分享经验如下:

(1)优点:

在建立起一定程度的个人精力模型的前提下,根据当下时间段内的精力值,从【精力消耗】的情景中提取相对应的行动来执行,非常直观有效。

(2)缺点:

无法直观的检视经典GTD定义下“项目”的完成进度情况。

经典GTD对项目的定义:需要多个下一步行动才能完成的任务。

PS:@李公子是用XMind做大任务规划,所以不用经典GTD对项目的定义来思考多步骤任务。

关于大任务规划,详见《智慧提升术Ⅲ》第二章:制定时间规划P8-P16

《智慧提升术》下载连接:http://blog.vsharing.com/ligongzi/A1570523.html

四、 我使用个人精力模型之后:

在我来回切换时间、体验和探索经典GTD和@李公子的个人精力管理模型两个月之后,结合自身当下的实际需求,确定了我自己当下的个人精力模型。

(一)【情景】

我借鉴了@李公子的时间段情景分类法。把自己的每日生活按时段分类。

我在Doit.im中实践个人精力管理模型的探索15

【?】内的数值是该时间段的分钟数。因为我还没有达到预估自己时段内精力值的层次,所以采用时间值的方法来暂时替代,今后肯定是要往精力值靠拢。

【NA】代表无法预估或预估超过120分钟的行动。

1. 【舍】

舍去“本周内完成”、“本月内完成”、“计划下月完成”、“年度目标”、“假日计划”。

下一步行动清单:一个月内要执行的行动。代替“本周内完成“和“本月内完成”

将来/也许清单:一个之后执行的行动。代替“计划下月完成”和“年度目标”

b) 【增】 “片段时间”和“连续时间”

片段时间:需要多个时间段完成的行动。例如看书,可能在一天不同的时间段内看几次。

连续时间:需要连续执行超过2小时的行动。

(二)【项目】

a) 因为我当下的阶段还没有比较大型的项目,所以用经典GTD定义的项目就够了。极少遇到大项目,自己也在尝试用XMind做大项目的分解,但目前还不需要嵌入到GTD中。

b) 我需求对检视项目进展和项目完成后打勾的满足感,所以也没有采取李公子按【精力消耗】和【持续执行】来设定项目,他这种项目无法完成后打勾。

c) 没有项目的【精力消耗】后,我在对行动的命名规则做出了调整,来实现我的个人精力管理模型。

我的命名规则:动词+对象+内容+预估时间。

(三)【标签】

1.  @李公子的标签

【专业】、【工作】、【个人】、【有兴趣】、【被要求】【有困惑】、【有必要】,关于【有兴趣】、【被要求】【有困惑】、【有必要】,详见@李公子《你的“求知欲”属于哪种类型》,@李公子说:

周末时间不是很明确的时候,我就会看看【有兴趣】标签下面的任务,能够有动力做事情。

其他的几个,发散思维吧。

2. 我的标签

因为我是按照时间段划分的情景,所以我把经典GTD的情景分类用在了标签上,【外出】、【手机】、【电脑-网络】、【电脑-离线】、【家中】、【单位】我个人认为这样比较科学。现在的设备(主要是电脑、手机)多平台同步,有非常多的行动可以在多平台、不同经典场景(外出、家中、单位)中执行。

最有力的例子就是:一个随身带的智能手机,可以执行太多的行动了。

当然,打标签,或者不管其他什么事都好,还是要依据自己更倾向、更关注哪方面。这也是我一贯秉承的理念,没有最好的,甚至没有最适合自己的,只有适合自己当下的。

图示:我当下的GTD个人精力管理模型在Doit.im中实践的效果

我在Doit.im中实践个人精力管理模型的探索16

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我采取这样方法的好处在于:

(1)知道自己在什么时间段该执行什么行动,对行动的数量一目了然。

(2)对每个行动预估需要多少精力值/时间值一目了然。

(3)把该时间段内所有任务预估的精力值/时间值相加,对照该时间段内精力值/时间值总数,就清楚的知道自己有没有足够的精力/时间在该时间段内执行这些行动。

附:我个人认为这张图非常清晰的展示GTD是什么

我在Doit.im中实践个人精力管理模型的探索18

该图来源@李公子《智慧提升术Ⅲ》P42

五、 为什么要建立个人精力模型?

(一)精力管理经典阐述:

@李公子 在他的著作《智慧提升术Ⅱ》中对精力管理经典阐述

精力管理:管理精力,而非时间——才能让思考力(脑力)持续不断

时间可以管理吗?“时间”本身根本就管理不了,你可以管理的真正的东西实际上是你对不同事务的精力排序

时间管理的精髓在于:在你最适合做这件事情的时候去做这件事,而不是等到不适合的时候去做这件事,这样才是最高效的

(二)关于“管理精力,而非时间”的延伸阅读:

精力管理》、《全力以赴:高效能人士的精力管理手册》——吉姆•洛尔和托尼•施瓦兹,该书中提出精力的4个来源:身体、情绪、思想、精神,所以,要想在固定的时间段内提高自己的精力值,从这4方面增强精力来源吧!

How to do?从最初级的开始,锻炼身体!

个人精力管理模型》——@李公子

戴维•艾伦在《Getting Things Done》里面也提到过:安排事物的4个基本尺度:情景、时间、精力、重要性。

相信大家都有这种直观的感受,明明自己有安排了足够的Unbroken Time,但就是没有足够的精力去执行。

(三)我当下一天中精力的情况:

在10:00之前,精力较为充沛,10:00之后明显感觉到精力开始下降;

在15:00~16:30,精力较充沛,之后明显下降;

在18:30~19:30,刚吃过晚饭后,精力较低;

在21:00后精力明显不足;

个人体会,仅供参考。

六、 后记:

本着不实践就没有发言权的原则,上述内容全为本人实践后的经验分享,希望能给大家一些灵感,根据自己的需求选择性的摘取,化为己用。不足或是有误的,诚心请求大家给与批评指正,作为经验交流分享之谈。

我一贯秉承的理念:不论什么(事、物、想法、决策、感觉……),没有最好的,甚至没有最适合自己的,只有适合自己当下的,这是一个不断变化、延伸、进化的动态过程。

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