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如何运用 任务清单 完成工作

2. 自我管理 翻译组 1636浏览 4评论

 

任务清单01辞旧迎新的时刻,我们本应完成了全年计划并且开始向新的目标迈进。然而,在工作、家庭以及其他现实责任中,我们的既定目标几乎总是比想象中更加难以完成。也许这个问题要回到2012年我们第一次把新年计划匆匆记在活页纸或者餐巾纸上的那一刻。创建有效的任务清单本身就是一种技巧,这也是写下这篇文章的原因所在。这些为你准备的小贴士将有助于把生活变成一份便于管理的清单;之后每完成一项就及时划掉,以便制定下一年的新目标。

一、做或者不做——你都需要知道的

制定任务清单是一件比较私人的事情。有些人对此十分着迷,甚至把上洗手间也列出要点并且排上序号。有些人则喜欢即兴发挥,他们会把重要的电话号码记在手背上。但是即使是列出一份最基本的必做事项大纲都可以帮我们实现重要的目标。一方面,把待办事项列出来会迫使我们设定明确的目标(如扔垃圾),这比仅仅考虑模糊的目标更有效(如打扫卫生)。此外,写下一份清单能帮助我们记住重要信息(这意味着垃圾不会堆在厨房数周而没有清理)。
但问题在于,即使是那些坚信任务清单有强大力量的人可能也不知道如何制定一份高效合理的任务清单。幸运的是本文作者能逐步指导我们创建——并完成——一份极好的任务清单。
任务清单02

二、只需去做——你的行动计划

(一)选择清单媒介

任务清单可以是任何形状,大小也不限,它全是关于个人的,所以只要对你有用就行。有研究表明,手写信息记忆效果更好,但是如果你已经很久没有写过字(上次提笔是1995年),那也不用担心:大量的APP应用软件能帮助你创建个人任务清单。

(二)创建多个清单

创建多个任务清单来管理待办事项。一份总清单,列出未来长时期内你想完成的所有事情:清理壁橱,报名语言学习班等等;另一份是每周项目清单,计划下周七天要做的事情;第三个是HIT(重要任务)清单,也就是当日一定要完成的任务:打电话给姨妈Sue祝她生日快乐,去干洗店拿衣服,完成工作报告。然后每天检查,看看哪些任务可以从总清单和周清单中移至HIT重要任务清单中。

(三)保持清单简洁

没有什么是比一份一英里长的任务清单更可怕的东西了。实际上,你无论怎样也不可能在24小时内搞定那么多事情。有个小技巧可以简化你的重要任务清单:列出你今天要做的事情,然后一分为二,最多留下10项,其余的放到周清单或总清单里。

(四)符合“MIT”原则

MIT即“最重要的任务“,清单中至少有两项应该是当日必须完成的任务。这样你就不会还没做完明天就要交的项目报告,而去吸尘打扫。即使无暇顾及清单中的其余事项,但是真正重要的事情已经完成。

(五)从简单任务入手

在开始重要任务清单之前,可以再加上几件简单易做的事情,“叠衣服”,“ 清洗早餐碗碟”和“洗个澡”都是不错的例子;甚至划掉清单上一些无聊事项都会让我们觉得这将会是非常高效的一天。

(六)拆分项目

“努力写论文”之类的目标过于模糊并且令人生畏,也就是说这样的任务会使我们太害怕而迟迟不敢行动。减少恐惧因素并且使目标看起来更具操控性的一种办法,就是把项目分解成更小的任务。试试把“努力写论文”换成如周一“写第三章的前半部分”,周二写“第三章的后半部分”。

(七)保持目标具体

所有的待办事项都应该具备这些共同特性:都是可执行活动;能够一次完成;只需清单作者本人就可完成。对于那些需要大量时间或者他人帮助的一般项目,你需要列出实现目标的具体步骤,试试“给世界野生动物基金会写封实习申请信”,而不是“拯救动物”。

(八)包含全部要点

清单上的每项任务都要尽可能包含全部要点,这样你就没有任何理由不去完成。例如有项任务是给某人打电话,就把他的电话号码也写在任务清单上,这样可以避免之后浪费时间匆忙找号码。

(九)标示时间

你已经列好了任务清单(并检查过两遍),现在从第一项开始,估计每项任务的所需时间并在旁边写下来。这能帮你把任务清单转换成一份含有具体时间和地点的计划表。例如:洗衣店,4~6pm,Suds & Stuff;清理收件箱,6~7pm,第六大道的星巴克。时间一到,该任务就结束;这样就不会出现六个小时一直在自助洗衣店的事情。

(十)无需太大压力

总清单中总有几项任务是我们几天前、几周前甚至也许几年前就一直打算要做——但到现在都还没做。试着找出没有完成的原因,才能弄清楚要切实完成任务需要哪些必要步骤。没有给帕特叔叔打电话是因为害怕他整个下午和自己煲电话粥?那么用“想个办法让帕特叔叔挂电话”来取代“打电话给帕特叔叔”。这样任务看起来会更加简单,最终也能够完成。

(十一)公之于众

有时候让别人监督我们是保证计划执行的最好方法。试着分享你的任务清单,把它贴在家里的冰箱上,或者建立一个工作团队都可以看到的电子日历。

(十二)安排日程表

真正坐下来制定出一份任务清单是它最难的地方之一。每天挑选一段时间,无论是他人还未醒来的清晨,还是睡前时光,或者午餐时刻,你都可以规划所有任务,并且决定哪些是需要继续完成的。

(十三)保存完成记录

促进高效的一种方法就是提醒自己昨天是多么高效。所以坚持记录每天完成的所有事项,哪怕只是微不足道的小事,也要把它记录下来。

(十四)开始新任务

每天制定新的清单,不要让旧的事项阻碍了新日程的制定。这也是确保我们每天24小时内切实完成任务的有用方法,而不仅仅是花时间用荧光笔在纸上涂涂画画。

(十五)要有弹性

专业建议:在任务清单或日程表的各个任务之间留出大约15分钟的“缓冲时间”,以防突发事件的出现(比方说洗衣机溢水或电脑死机)。如果危机真的发生,最重要的是记得停下来,深呼吸。因为你可能已经至少完成了一项最重要的任务——那么其他的也将会在你的掌控之中!

 


译者:541sissi

原文地址:http://www.lifehack.org/articles/productivity/how-actually-get-shit-done-with-your-list.html

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